Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Запись в трудовой книжке о переименовании организации: образец». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Нередко переименовывается не компания, а ее структурное подразделение. Например, отдел кадров становится «отделом персонала», а техническая служба – «отделом по ремонту». Подобное переименование необходимо отразить в трудовой книжке, если при приеме на работу ее владельца в ТК было вписано не только наименование работодателя и должность, но и конкретный отдел. Например: «Акционерное общество «Сладкоежка» (АО «Сладкоежка»). Принят в кондитерский цех на должность главного кондитера». Если затем кондитерский цех переименуют в «цех по производству тортов и пирожных», это нужно зафиксировать в ТК сотрудника.
Основания для внесения изменений в трудовую книжку
Согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69, в трудовой книжке каждого работника должно содержаться полное наименование организации и сокращенный вариант (при наличии). При этом нельзя внести только сокращенное наименование, не указывая полное.
Значит, после того как предприятие, где трудится сотрудник, изменило свое название, это нужно отразить в трудовой книжке.
Подробности о порядке заполнения трудовых книжек узнайте здесь.
Основанием для внесения изменений в трудовую книжку будет являться внутренний распорядительный документ о смене названия. Это может быть приказ, постановление, решение собрания учредителей и т. д.
Только после издания этого документа можно вносить новые записи в трудовую книжку.
ВНИМАНИЕ! С 2021 года сотрудники вправе выбирать способ ведения трудовой книжки: бумажный или электронный. Если сотрудник выбрал электронный вариант, то информацию о переименовании организации нужно отразить и в СЗВ-ТД.
Как правильно это сделать, пошагово разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Типовую ситуацию. Это бесплатно.
Важность переименования
Надо обязательно указывать в трудовой книжке изменения в названии отделов во избежание проблем с будущим подтверждением стажа. Также важно указывать информацию о переименовании подразделения, потому что это может быть связано с предоставлением различных льгот.
Руководство компании обязано определить производство, к которому относится выполняемая работа, подтвердить занятость работника в определенном отделе, дирекции или подразделении и установить соответствие названия должности работника профессии, предусмотренной специальными списками производств, работ и профессий, дающих право на льготное обеспечение.
Вот почему так важно правильно выполнять записи в трудовой книжке о переименовании подразделения.
Часто допускаемые ошибки при внесении записи об изменении наименования компании
При внесении записи могут быть допущены следующие ошибки:
- Проставление в колонке 1 порядкового номера записи. Согласно Инструкции нумеруются только записи, содержащие сведения о работе: приеме, переводе, присвоении новой специальности и увольнении.
- Проставление в колонке 2 даты внесения записи или даты изменения названия организации — в данном случае дата переименования будет указана в колонке 3.
- Заверение внесенной записи печатью — печать организации ставится только при увольнении работника.
Данные ошибки не являются грубыми, и поэтому при их допущении исправлений не производится.
К грубым ошибкам, которые нужно исправить, относятся следующие:
- фактическая ошибка в наименовании старого или нового названия организации;
- ошибка в дате переименования организации;
- ошибка в записи об основании для внесения изменений.
Эти ошибки необходимо исправить сразу после их обнаружения.
Какие проблемы могут возникнуть, если пренебречь данной процедурой?
К сожалению, если данная процедура не будет проведена по вашей забывчивости, то сначала проблемы найдет ваш работник, а затем уже вы.
Работнику в связи с указанием неправильных данных, за данный период работы, не будет начислена пенсия.
Также у работника могут возникнуть проблемы касающиеся устройства на новую работу, ведь работодатель с нового места может посчитать, что данные, где не совпадает место работы или увольнения не являются верными и может заподозрить работника в подделке документов.
В связи с возникшими у него проблемами работник на просто может привлечь вас к административной ответственности.
Данная ответственность будет выглядеть в виде наложения штрафа в размере от пятисот до трех тысяч рублей. Поэтому постарайтесь адекватно подойти к вопросу внесения данных в трудовую книжку ведь, по сути, это лицо вашей фирмы и то, как вы оформите работнику трудовую книжку, будет говорить о серьезности и профессионализме вашей организации.
Как оформить переименование отдела в организации?
сли наименование отдела указано в трудовом договоре, то при его переименовании заключается дополнительное соглашение к трудовому договору с указанием нового наименования отдела. Если запись о наименовании отдела внесена в трудовую книжку, в нее вносится запись об изменении наименования отдела. Если же наименование отдела не указано в трудовом договоре и трудовой книжке, то дополнительное соглашение не заключается, запись о переименовании отдела не вносится в трудовую книжку.
При этом вносятся изменения в штатное расписание и личные карточки работников и при необходимости в другие кадровые документы.
Если наименование отдела не указано в трудовом договоре, то изменения в документы вносить не требуется.
Обоснование: Одним из обязательных условий для включения в трудовой договор является место работы, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, — место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения (ст. 57 ТК РФ).
В трудовом договоре могут предусматриваться дополнительные условия, в том числе об уточнении места работы (с указанием структурного подразделения и его местонахождения) и (или) о рабочем месте (ч. 4 ст. 57 ТК РФ).
Пленум Верховного Суда РФ в п. 16 Постановления от 17.03.2004 N 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» разъяснил, что под структурными подразделениями следует понимать как филиалы, представительства, так и отделы, цеха, участки и т.д.
Наименование отдела указано в трудовом договоре
Если наименование отдела отражено в трудовом договоре, то меняется условие трудовых договоров о месте работы работников, которым является структурное подразделение, не являющееся обособленным.
По правилам ст. 72 ТК РФ изменение определенных сторонами условий трудового договора допускается только по соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ. К таким случаям относится изменение условий трудового договора по инициативе работодателя в порядке, предусмотренном ст. 74 ТК РФ, по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, когда определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены.
При этом в случае судебных разбирательств работодатель должен доказать суду необходимость изменения условий трудового договора вследствие изменений организационных или технологических условий труда (п. 21 Постановления Пленума Верховного Суда РФ N 2). При отсутствии необходимых доказательств решение, как правило, принимается в пользу работника (см., например, Апелляционное определение Московского городского суда от 06.10.2015 по делу N 33-33814/2015).
Таким образом, если наименование структурного подразделения (отдела) указано в трудовых договорах работников, то изменение условий трудовых договоров в части изменения наименования подразделения возможно по соглашению сторон, для чего необходимо заключить дополнительные соглашения к трудовым договорам, в которых указывается новое название структурного подразделения.
В случае если изменения условий трудовых договоров в части изменения наименования данного подразделения вносятся по инициативе работодателя и связаны с изменением организационных или технологических условий труда, о предстоящих изменениях определенных сторонами условий трудового договора о месте работы, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не позднее чем за два месяца, если иное не предусмотрено ТК РФ (ч. 2 ст. 74 ТК РФ). Тогда как, если изменения вносятся по соглашению сторон, предупреждать работников за два месяца и ждать истечения этого срока в этом случае не надо.
Основанием для осуществления вышеуказанных действий должен стать приказ работодателя о проведении структурной реорганизации.
Запись в трудовой книжке о переименовании организации. Образец
На основании статьи 54 Гражданского кодекса РФ каждая организация имеет свое наименование (а коммерческая организация имеет фирменное наименование).
Наименование и фирменное наименование отражаются в учредительном документе и едином государственном реестре юридических лиц.
Любая организация вправе сменить свое наименование.
При переименовании организации следует учитывать, что подобные регистрационные действия никак не изменяют условия трудовой деятельности сотрудников соответствующего юридического лица.
Следовательно, в трудовой договор такие изменения не вносятся.
В то же время пункт 3.2 Инструкции содержит положение о необходимости внесения соответствующей информационной записи в трудовую книжку.
Таким образом, в случае изменения наименования организации следует предоставить своим сотрудникам информацию о произошедшем изменении с внесением записи в их трудовые книжки в соответствии с пунктом 3.2 Инструкции.
Указанная Инструкция гласит, что вышеуказанное событие сопровождается следующей записью в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки: «Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то».
Кроме этого, в графе 4 отражаются реквизиты документа, ставшего основанием для изменения наименования, — приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, его дата и номер.
Например, если свое название сменило акционерное общество и смена произошла на основании решения общего собрания акционеров в соответствии с протоколом, то именно такой протокол будет отражаться в соответствующей записи в трудовой книжке, т.к. такое решение общего собрания признается решением работодателя, оформленным протоколом.
Смена наименования вступит в силу после внесения изменений в единый государственный реестр юридических лиц. Поэтому вносить соответствующую информацию в трудовые книжки сотрудников организации следует лишь после регистрации изменений в указанном реестре.
Кроме этого следует помнить, что подобной записи порядковый номер не присваивается, следовательно:
- графа 1 в данном случае не заполняется;
- графа 2 также заполнению не подлежит;
- графа 3 должна содержать запись о переименовании;
- графа 4 должна содержать дату записи и реквизиты документа-основания.
Нюансы названия компании
Независимо от того, чем вызвано переименование, оно всегда состоит из комплекса действий, которые требуется провести в соответствии с законодательством. Согласно ст. 54 ГК РФ, название организации/учреждения всегда указывают в учредительных документах вместе с организационно-правовой формой (ООО, АО и т. д.).
Зачастую приходится менять название организациям, которые в своем наименовании имеют слова и словосочетания, ограниченные в употреблении для этих целей, или слишком схожие с названием другого субъекта, ведущего однородную деятельность, но зарегистрированного раньше.
- Наименования органов власти (как федеральных, так и региональных или органов местного самоуправления).
- Наименования зарегистрированных и общеизвестных международных организаций/объединений.
- Слова, противоречащие общепринятым нормам (морали и гуманизма).
Ряд организаций, учредителями которых являются государственные органы, вправе именоваться с указанием своей принадлежности («государственное казенное», «муниципальное», и т. д.).
Следует помнить, что правовая защита наименования законом гарантирована только после его включения в единый реестр юридических лиц. Такое распоряжение названием включает возможность на его указание в различной документации, переписке, объявлениях, на товарах, на упаковке и т. д.
Нюансы внесения записи в трудовую книжку о переименовании организации
В зависимости от того, по какой причине произошла смена наименования работодателя, в некоторых случаях изменять записи надо будет не у всех сотрудников.
Пример
Произошла реорганизация, и предприятие «Ромашка» присоединило к себе предприятие «Незабудка». Соответственно, новое юридическое лицо будет теперь носить наименование «Ромашка». Изменения в трудовую книжку необходимо будет внести только работникам «Незабудки», вносить новые записи работникам «Ромашки» нет необходимости, поскольку наименование их работодателя не изменилось.
Указанный пример не стоит путать с ситуацией, когда одна организация ликвидируется, а ее работники принимаются в другую переводом. В этом случае не будет никаких записей об изменении. Работника нужно будет уволить из одного предприятия и принять в другое с указанием основания.
Запись в трудовую книжку работника необходимо производить в соответствии с требованиями Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003.
Отдельной строкой в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись: «Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то», а в графе 4 проставляется основание переименования — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.
В Инструкции не определено, какую дату ставить в графе 3 при переименовании организации. Однако представляется, что это должен быть день внесения соответствующей записи в Единый государственный реестр юридических лиц.
В соответствии с Инструкцией основанием переименования является приказ (распоряжение) или иное решение работодателя. Следует учитывать, что, как правило, решение об изменении наименования принимается не в самой организации, а собственником имущества.
Таким образом, для общества с ограниченной ответственностью, в графу 4 следует вносить: решение общего собрания участников общества.
Виды изменений записей в трудовых книжках
Важным вопросом остается, как правильно внести в трудовую книжку изменение наименования учреждения. В последние десятилетия в связи с нестабильной экономической ситуацией в мире, предприятия массово переименовываются. Это связано с преобразованиями организационно-правовых форм компаний. В результате слияний, поглощений, ликвидаций, консолидаций и реорганизаций предприятия меняют свои названия полностью или частично. Это мероприятие тянет за собой бумажную волокиту. Меняются реквизиты, штампы, названия документов. Проверяется вся финансовая отчетность. Конечно, эти события не могут обойти и отдел кадров, в котором должна быть проведена широкомасштабная работа по внесению изменений в записи о переименовании организации.
При изменении организацией своего названия соответствующая запись в обязательном порядке должна быть сделана в трудовой книжке. В случае невыполнения этого условия возникнет неприятная, запоминающаяся на долгие годы ситуация. Получается, что человек был принят на одно предприятие, а уволился или вышел на пенсию с другого. Отсутствуют промежуточные звенья: «уволен» с одного места работы и «принят» на другое. Работнику, оказавшемуся в такой ситуации, грозит опасность остаться без стажа и, следовательно, без пенсии и льгот. Государственные органы могут очень сильно усомниться в правомерности таких выплат. Проблему решить можно, но для этого понадобятся время и силы, чтобы взять необходимые справки с бывшего места работы, «заглянуть» в государственный архив.
В целях предотвращения таких событий сотрудники отдела кадров должны позаботиться о правильном внесении записи о переименовании организации в трудовую книжку каждого сотрудника, числящегося в штате. Причем делать это можно как в рукописном, так и в штампованном формате. В целях экономии времени, особенно на крупных предприятиях, этот процесс протекает с помощью новых штампов, оттиски которых проставляются в разделе «Сведения о работе».
Основные требования к внесению записей в трудовую книжку
При внесении изменений в трудовую книжку работника необходимо руководствоваться Правилами по заполнению трудовых книжек:
- Записи в трудовой книжке делаются световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) черного, синего или фиолетового цвета; использование других цветов недопустимо. Также с 01.09.2021 записи могут быть полностью или частично произведены с использованием технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска штампа (печати). Под переносом красителей подразумевается, что записи могут быть отпечатаны на принтере (письмо Минтруда от 29.06.2021 № 14-6/ООГ-5976).
- Запись должна быть сделана разборчивым подчерком, без фактических и орфографических ошибок.
- Все числовые записи вносятся только арабскими цифрами: число и месяц — двузначными, год — четырехзначными.
- Все записи вносят полностью, сокращения недопустимы. Не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен».
- Нельзя делать исправления в записях путем зачеркивания или заштриховывания ошибки, нельзя пользоваться корректором.
Все эти правила в равной степени будут относиться и к внесению изменений о наименовании организации.
Как в трудовую книгу должна вноситься запись
Чтобы оформить запись в трудовой книжке о переименовании организации необходимо выполнять следующие пошаговые действия:
- Из архива личных дел организации извлечь все трудовые книги сотрудников.
- Подробно ознакомиться с приказом об изменения названия компании.
- Трудовая книга открывается на развороте, на котором была внесена последняя запись о зачислении работника в штат.
- В крайней колонке слева выставляется порядковый номер записи;
- Далее выставляется дата несения записи, например «1.02.2017».
- В третьей колонке требуется написать старое наименование организации, затем дату изменения названия и новое название. Например, «ООО Буренка. 1.02.2017г ООО Овцепас».
- После этого проставляется печать фирмы и роспись директора.
- В правом нижнем углу должна быть проставлена дата и номер приказа.
Запись в трудовой книжке о переименовании организации. Образец
На основании статьи 54 Гражданского кодекса РФ каждая организация имеет свое наименование (а коммерческая организация имеет фирменное наименование).
Наименование и фирменное наименование отражаются в учредительном документе и едином государственном реестре юридических лиц.
Любая организация вправе сменить свое наименование.
При переименовании организации следует учитывать, что подобные регистрационные действия никак не изменяют условия трудовой деятельности сотрудников соответствующего юридического лица.
Следовательно, в трудовой договор такие изменения не вносятся.
В то же время пункт 3.2 Инструкции содержит положение о необходимости внесения соответствующей информационной записи в трудовую книжку.
Таким образом, в случае изменения наименования организации следует предоставить своим сотрудникам информацию о произошедшем изменении с внесением записи в их трудовые книжки в соответствии с пунктом 3.2 Инструкции.
Указанная Инструкция гласит, что вышеуказанное событие сопровождается следующей записью в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки: «Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то».
Кроме этого, в графе 4 отражаются реквизиты документа, ставшего основанием для изменения наименования, — приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, его дата и номер.
Например, если свое название сменило акционерное общество и смена произошла на основании решения общего собрания акционеров в соответствии с протоколом, то именно такой протокол будет отражаться в соответствующей записи в трудовой книжке, т.к. такое решение общего собрания признается решением работодателя, оформленным протоколом.
Смена наименования вступит в силу после внесения изменений в единый государственный реестр юридических лиц. Поэтому вносить соответствующую информацию в трудовые книжки сотрудников организации следует лишь после регистрации изменений в указанном реестре.
Кроме этого следует помнить, что подобной записи порядковый номер не присваивается, следовательно:
- графа 1 в данном случае не заполняется;
- графа 2 также заполнению не подлежит;
- графа 3 должна содержать запись о переименовании;
- графа 4 должна содержать дату записи и реквизиты документа-основания.