Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Способы учета рабочего времени и их особенности». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При оформлении документов устраивающемуся на новую работу прописывается её график, который должен быть включен в должностную инструкцию или трудовой договор. Так можно найти подробное описание режима работы, который становится основой для последующего учета рабочего времени на предприятии и начисления заработной платы.
Формы учета рабочего времени
Разным категориям работников и продолжительность рабочего дня может полагаться различная. Она может быть:
- Нормальной, то есть 40 часов в неделю.
- Сокращенной, которая устанавливается для беременных женщин и лиц с ограниченной трудоспособностью, если они напишут заявление. При его наличии работодатель обязан перевести сотрудника на такой график и не может оспаривать это решение. Также особый график в обязательном порядке положен несовершеннолетним. Он указывается в трудовом договоре, а в табеле отмечается время работы в соответствии с ним;
- Неполной. Такой рабочий день устанавливается по соглашению между сотрудником и работодателем, например, в случае совместительства.
Основные положения времени работы
Продолжительность рабочего времени контролируется, но в законе достаточно места, что совершить маневр. Поэтому большинство организаций вполне могут сами формировать максимально комфортный трудовой график. Хотя базовым является режим 40 часов в неделю и 8 часов в сутки. Причем рассматриваемая норма является настолько оптимальной, что её приняли в большинстве социально ориентированных стран. Так сотрудники смогут не только отлично справляться со своей работой, но и отдыхать.
Обычно трудовая неделя заканчивается в пятницу, а начинается в понедельник. Но в законе предусмотрено несколько лазеек. Например, сотрудники могли получать скользящие выходные и отдыхать в другие дни помимо субботы и воскресенья.
Не помешает разобраться, что именно считается рабочим временем. Так называют период, когда работники выполняют рабочие задачи или готовятся к их выполнению. Такое определение важно, когда идет речь об отсчете рабочего времени при графике без нормы или сменном режиме работы, поскольку в таких случаях используется сдельная оплата. Согласно нормативам, в категорию рабочего времени входит даже медосмотр нужный для работы.
Что касается дороги с работы и на работу не считается рабочим временем, потому оплачиваться не будет. Не оплачивается обеденный перерыв и время, что человек тратит на переодевание. Но начальство должно позаботиться о том, чтобы сотрудники не только эффективно работали, но и полноценно отдыхали. Иначе это будет считаться нарушением правил, а значит работодателя будет ждать наказание.
Пособие выплачивается частично за счет работодателя, частично за счет ФСС либо полностью за счет Фонда. Для доли работодателя проводка будет аналогичной обычному учету зарплатных затрат (т.е. используем счета 20, 23, 25, 26. 44). Для отражения доли ФСС: Дебет 69 Кредит 70.
В налоговых затратах отражается только часть, выплаченная работодателем, что логично, ведь остальное Фонд возместит. В случае если ФСС снимет расходы при обнаружении ошибок, придется доплатить налог на прибыль или единый налог и сдать корректировки отчетности.
Взыскать ошибочные выплаты с работника нельзя, если, конечно, он не даст своего согласия на возврат или в допущенных ошибках будет его вина (представление поддельных документов или сведений). В последнем случае придется обратиться в суд.
Понедельный учет рабочего времени — когда он используется
В случаях, когда на предприятии установлен гибкий график труда, посменный режим труда или же продолжительность труда в различные дни может отличаться, при этом без привязки к дням недели, а по иным принципам, работодатели могут использовать учет рабочего времени в течение недели. В таком случае, работодатель получает возможность более эффективно распределить трудовые ресурсы и использовать их с максимальной эффективностью.
Понедельный учет рабочего времени имеет следующие характерные преимущества:
- Даёт возможность обеспечить эффективную деятельность предприятия с посменным графиком работы и одновременно с этим — соблюсти требования трудового законодательства и права работников.
- Позволяет максимизировать прибыль и не нести дополнительные расходы на оплату сверхурочных часов, если в течение недели общее количество отработанного времени не превышает установленные законодательством нормы.
- Легко позволяет вносить изменения в график и распорядок труда при необходимости оптимизировать рабочие процессы.
Часто понедельный учет может применяться в отношении работников творческих специальностей и в видах деятельности, когда эффективность труда может зависеть от различных внешних факторов. Например, при проведении работ по укладке асфальта может возникнуть ситуация, когда они будут отменены из-за погодных условий.
К недостаткам подобного вида учета рабочего времени можно отнести тот факт, что понедельный учет требует более глубокой проработки кадровой документации и ежедневного учета рабочих часов в целом, а не только часов, отработанных сотрудниками сверхурочно.
Суммированный учет рабочего времени
Эффективным и широко применяемым в Российской Федерации также является и суммированный учет рабочего времени. Такой особый режим труда позволяет работодателю установить продолжительный промежуток сроком вплоть до одного года, в течение которого будет вестись учет фактически отработанных часов. При этом сверхурочными могут считаться только те часы, которые выходят за указанные в производственном календаре нормативные показатели за учетный период.
Максимальная продолжительность учетного периода при суммированном учете рабочего времени может отличаться в зависимости от категории, к которой принадлежит работник, а также характера его трудовой деятельности.
Суммированный учет рабочего времени требует обязательного подсчета как минимум почасового труда сотрудников. Однако сейчас существуют и организационно-технические решения, в которых реализуется и поминутный учет рабочего времени. Такой подход позволяет работодателю максимизировать свою прибыль от деятельности сотрудников — не оплачивая фактически время, проведенное вне решения прямых рабочих задач и обязанностей. Кроме этого, суммированный учет рабочего времени прямо предусмотрен как единственный вид учета, применимый при вахтовой работе.
Однако для эффективной организации труда с использованием такой системы, скорее всего, потребуется также дополнительное материально-техническое обеспечение — программы, системы контроля доступа и технологические решения, обеспечивающие автоматизацию учета. При этом значительно возрастает нагрузка на кадровый отдел и бухгалтерию предприятия по причине более сложных расчетов размера заработной платы трудящихся.
Какие виды учета рабочего времени сотрудников существуют
Рассказываем, как именно руководитель, методист, бухгалтерия или отдел кадров могут рассчитывать отработанное сотрудниками время.
Основные виды учета:
-
Поденный — удобный формат для государственных структур и малого бизнеса, где преобладает нормированный режим. В документах учета отражают занятость сотрудников за одну рабочую смену, а при расчете зарплаты суммируют часы за нужный период.
-
Понедельный — формат подсчетов, при котором количество рабочих часов за неделю суммируется. Вариант подходит в случае, когда сотрудник в какие-то дни недели работает больше, а в какие-то — меньше. При использовании понедельного учета рабочего времени важно следить за тем, чтобы общее количество часов в неделю не превышало 40. Иначе потребуется осуществить доплату в соответствии с размером переработки.
-
Суммированный — расчет трудового времени за несколько дней, месяц, квартал, полугодие или даже год. Если сотрудник занят на вредном производстве, то допустимый интервал — не дольше 90 дней.
Работа за пределами нормальной продолжительности рабочего времени
Нормальная продолжительность рабочего времени (40-часовая рабочая неделя), как правило, не должна превышаться. Однако ТК РФ или иными федеральными законами могут устанавливаться исключения из этого правила, когда работник по инициативе работодателя может выполнять работу за пределами нормальной продолжительности рабочего времени. В ст. 97 ТК РФ предусмотрено два таких случая: сверхурочная работа и работа на условиях ненормированного рабочего дня.
Сверхурочная работа определяется ст. 99 ТК РФ как работа, производимая работником по инициативе работодателя за пределами установленной для работника продолжительности рабочего времени: ежедневной работы (смены), а при суммированном учете рабочего времени — сверх нормального числа рабочих часов за учетный период.
Привлечение к сверхурочным работам осуществляется работодателем только с письменного согласия работника в случаях, прямо предусмотренных в ч. 2 ст. 99 ТК РФ (как, например, при неявке сменяющего работника, если работа не допускает перерыва). Часть 3 ст. 99 ТК РФ предусматривает случаи привлечения работника к сверхурочной работе без его согласия (например, при производстве работ, необходимых для предотвращения катастрофы, производственной аварии либо устранения их последствий; при производстве общественно необходимых работ по устранению непредвиденных обстоятельств, нарушающих нормальное функционирование централизованных систем горячего водоснабжения, холодного водоснабжения и (или) водоотведения, систем газоснабжения, теплоснабжения, освещения, транспорта, связи и в других случаях).
В других случаях привлечение к сверхурочной работе допускается с письменного согласия работника и с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.
Не допускается привлечение к сверхурочным работам беременных женщин, работников в возрасте до 18 лет, а привлечение инвалидов, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, допускается с их письменного согласия при следующих условиях: во-первых, такие работы не запрещены им по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением и, во-вторых, они ознакомлены со своим правом отказаться от сверхурочных работ.
Статья 99 ТК РФ устанавливает предельное количество часов сверхурочной работы для каждого работника: не более четырех часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год.
Работа сверх установленной продолжительности рабочего времени не может быть сверхурочной, если она выполняется работником с ненормированным рабочим днем.
Сверхурочные работы должны быть надлежащим образом оформлены (приказом или распоряжением работодателя и письменным согласием работника в установленных законом случаях) и учтены работодателем. Размер и формы компенсации переработки установлены ст. 152 ТК РФ: сверхурочная работа оплачивается за первые два часа работы не менее чем в полуторном размере, за последующие часы — не менее чем в двойном размере. Конкретные размеры оплаты за сверхурочную работу могут определяться коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором. По желанию работника сверхурочная работа вместо повышенной оплаты может компенсироваться предоставлением дополнительного времени отдыха, но не менее времени, отработанного сверхурочно.
Ненормированный рабочий день — особый режим работы, в соответствии с которым отдельные работники могут по распоряжению работодателя при необходимости эпизодически привлекаться к выполнению своих трудовых функций за пределами установленной для них продолжительности рабочего времени (ст. 101 ТК РФ). Ненормированный рабочий день устанавливается обычно для работников, труд которых не поддается точному учету во времени. В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 11 декабря 2002 г. N 884 «Об утверждении Правил предоставления ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам с ненормированным рабочим днем в федеральных государственных учреждениях» в перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем включаются руководящий, технический и хозяйственный персонал и другие работники, труд которых в течение рабочего дня не поддается точному учету; которые распределяют рабочее время по своему усмотрению; рабочее время которых по характеру работы делится на части неопределенной продолжительности.
Сверхурочная работа и работа на условиях ненормированного рабочего дня имеют существенные отличия.
Суммированный учет рабочего времени: примеры расчета
Выплаты за труд при суммированном учете трудового времени производятся из расчета по часам.
Пример
Должностной оклад сотрудника — 30 000 руб. в месяц.
При этом на предприятии используется суммированный учет трудового времени. Отчетный период — квартал. Установленная длительность трудовой недели равна 40 часам.
Допустим, норма рабочих часов в необходимом периоде (2-м квартале 2018 года) составит 528 часов. Из них в апреле — 168 часов. Однако работник отработал 13 вместо 14 смен по 12 часов, то есть 156 часов.
Таким образом, для определения зарплаты работника за апрель потребуется найти размер часовой тарифной ставки, разделив оклад 30 000 руб. на 168 часов рабочей нормы в месяц. Часовой тариф будет равен 178,57 руб.
Следовательно, зарплата этого работника за апрель составит: 156 отработанных часов × 178,57 = 27 856,92 руб.
Еще 1 способ расчета зарплаты при суммированном учете трудового времени предполагает учет среднемесячного числа рабочих часов за год. В этом случае размер часовой тарифной ставки составит:
30 000 руб. (ежемесячный оклад) × 12 месяцев года / 1 974 часа
(норма рабочих часов в 2016 году) = 182,37 руб.
Значит, оплата труда в апреле будет равна: 156 отработанных часов × 182,37 = 28 449,72 руб.
Кроме того, при расчете оплаты труда необходимо учитывать правила оплаты праздничных дней и сверхурочного времени.
Как добиться качественного учета
Добиться качественного учета бывает непросто и можно видеть такую картину:
- Часы списываются только в конце периода (например, недели) и без особой точности.
- К списаниям нет комментариев — сам автор не вспомнит, что делал, и тем более согласующий не поймет сути работ и не оценит адекватность заполнения таймшита.
- Учитываемые часы подгоняются под расписание, что не соответствует фактическому положению дел.
А качественный учет — это получение реальной и точной картины рабочего времени.
Рекомендуем исходить из тезиса, что люди в массе — честные и ответственные работники. Если в компании адекватная корпоративная культура и поставлены правильные цели — этого уже достаточно для качественного учета.
Вместе с тем ряд правил поможет поддерживать качество:
- Нужна система сдержек и противовесов, которая реализуется в процессе согласования. Линейный руководитель отвечает за утилизацию подразделения, поэтому его мотивация в списании времени на коммерческие проекты. Мотивация менеджера в снижении издержек своего проекта, поэтому он не заинтересован в списании лишнего. Последовательное согласование таймшита у менеджера проекта и руководителя порождает баланс.
- Рекомендуем требовать от сотрудников детальных комментариев и отказывать в согласовании таймшита, если комментариев нет. Комментарии помогают сотрудникам более вдумчиво оценивать работу, а согласующим глубже понимать конкретику работ сотрудника.
- Данные учета рабочего времени должны реально работать, например, использоваться для расчета утилизации, управления экономикой проектов и т.д.
- Не нужны лишние ограничения, которые вынуждают человека указывать неверные значения. Частый случай — ограничение рабочего дня в 8 часов. Сотрудник работает 9 часов, например, но вынужден искажать отчетность.
- Рекомендуем учитывать все время, включая отсутствия, простой и административные задачи. Хороший таймшит — полное и точное отражение рабочего времени сотрудника.
Как к системам учета рабочего времени сотрудников относится персонал
Методов контроля за работой персонала немало. Это и видеонаблюдение, и скрины рабочего стола, и отслеживание переписки, и прослушивание телефонных бесед… Конечно же, такое пристальное внимание к их трудовой деятельности нравится далеко не всем сотрудникам, поскольку многие способы учета нарушают личные границы. Но автоматизированный учет рабочего времени дает руководству возможность формировать объективную картину деятельности персонала без нарушения их прав.
Результаты проведенных исследований показывают: 46 % опрошенных обеспокоены возможным контролем, 14 % эта тема очень волнует, а 51 % респондентов относятся к слежке нейтрально. Лояльный контроль трудовой деятельности персонал воспринимает, как правило, нормально.
Устраиваясь на работу, сотрудник чаще всего подписывает ряд документов, среди которых есть и информация о способах контроля, действующих в компании работодателя. В этом случае, уверены участники исследования, беспокоиться не о чем, поскольку человек в состоянии обеспечить необходимую степень конфиденциальности. Ничего не имеют против учета рабочего времени 1/3 опрошенных (27 %), а 24 % респондентов ответили, что скорее не обеспокоены, чем обеспокоены по этому поводу.
Контроль — одна из обязательных задач руководителей. Несмотря на это, многим подчиненным не нравится, когда их работу мониторят. Результаты опроса свидетельствуют о том, что больше всего российские сотрудники не любят видеонаблюдение (30%), а 22 % опрошенных недовольны отслеживанием личных переписок.
17 % респондентов раздражены излишним контролем, когда руководство ведет учет рабочего времени сотрудников по карточкам, ставит турникеты на каждом шагу — рядом с туалетами и комнатами отдыха, а также применяет системы, делающие скрины рабочих столов и фотографии специалистов с камеры ПК. Чрезмерный контроль раздражает и демотивирует персонал.
При анализе полученной о трудозатратах информации, есть несколько закономерностей, о которых следует знать руководителям. Не стоит забывать о том, что рабочий день сотрудников включает в себя такие отвлечения от рабочего процесса, как планёрки, совещания и различные тренинги. Это тоже важные элементы рабочего процесса, но нужно следить за тем, чтобы они занимали меньше времени, чем основная работа. Другими словами, менеджер по продажам бОльшую часть дня должен посвящать продажам продукции и общению с клиентами, а не участвовать целый день в бесконечных совещаниях.
Ещё одна важная деталь, на которую должен обращать внимание руководитель при анализе трудозатрат сотрудников — основные задачи специалиста должны занимать больше времени, чем продолжительность его обеда. В большинстве своём в компаниях обеденный перерыв составляет один час и это является константой, которая может помочь оценить адекватность трудозатрат сотрудника. К примеру, возьмем гипотетического работника. Если его день состоит в основном из второстепенных дел (вроде проверок почты, тренингов и т.д.), а на каждую первостепенную задачу отводиться меньше часа, то либо этот работник работает крайне неэффективно, либо у него катастрофически мало работы и нужно задуматься о сокращении его должности из-за ненадобности. Таким образом, маркер «обед», определяет основные задачи сотрудников, которые занимают его рабочий день (рис. 2).
Кто должен вести учет рабочего дня
Вне зависимости от выбранного подхода, ответственность за его осуществление по умолчанию ложится на работодателя. Чаще всего в этой роли выступает директор организации. Но представители топ-менеджемента очень редко занимаются этим самостоятельно, поскольку у них есть множество других обязанностей.
Чтобы назначить сотрудника, ответственного за этот вид работы, издается приказ. В нем фиксируются и дедлайны. Если фирма небольшая, то это может быть один человек. Когда речь идет о крупной корпорации, то зачастую это функция начальников каждого отдела. Алгоритм следующий: заполняется табель, закрывается, после чего на него ставится подпись. Иногда ведение ежедневного учета рабочего времени работников ложится на плечи бухгалтера или секретаря.
Уполномоченное лицо должно:
Ответственные сотрудники обязаны перед началом полномочий ознакомиться с текстом приказа.
Позитивный учет дело тонкое. Вроде бы все просто с одной стороны — пришел/ушел и все работает, ан нет. Позитивный учет, это когда регистрируют время фактической работы сотрудника в часах/днях или отметками пришел/ушел/обедаем-с. Для этих целей есть отдельные статусы временных данных в седьмом инфотипе, отдельные схемы оценки времени TM00, TM01. Как все это работает?
Мы у себя внедрили учет рабочего времени по биометрическим отпечаткам пальцев. Пришел, ввел табельный номер, приложил пальчик, и отметка сохранилась. Эту функцию выполняет стороннее решение, которое аккумулирует отметки в своей базе. С точки зрения SAP весь обмен любезностями идет через программы по расписанию, которые вручную можно запустить в транзакции PT80.
Для начала работы мы каждому табельному номеру, который должен быть передан на устройства по считыванию отпечатков, создаем инфотип 0050. Записи, у которых есть инфотип 0050, выгружаются программой RPTCC101 во внешнюю систему через IDOC (ALE). То есть настраивается модель распределения в BD64, где прописывается эта внешняя система как зарегистрированный RFC сервис (программа).
Инициирование получения отметок начинается со стороны САП. САП отправляет IDOC с запросом отметок. Программа RPTCC106. Внешняя система, получив запрос, выгружает из своей базы отметки и формирует IDOC с отметками. Эти IDOC загружаются в САП и ждут «проведения». Проведение (SAPCDT45) означает создание записей в таблице TEVEN с удалением из временного буфера CC1TEV. Теперь эти данные можно увидеть в инфотипе 2011.
Осталось запустить оценку времени со схемой TM00.
Выглядит действительно просто. Но и тут бывают нюансы.
Виды учета рабочего времени
⇐ Предыдущая12345678910Следующая ⇒
Обяз-ть учета РВ лежит на нанимателе. Ст. 133 – обязанность нан-ля по орг-ции учета РВ. Учету подлежит фактическое РВ. Фактическое РВ – состоит из отработанного и неотработанного РВ, вкл-мого в соотв. с законод-вом в раб. вр. Виды учета РВ в завис. от периода, за кот. отрабат-ся установленная норма часов: 1. поденный; 2. недельный; 3. суммированный учет РВ.
Поденный – когда раб-к имеет один. прод-ть ежедн. работы. Недельный – когда каждую неделю одиноково реализ-ся устан-ая недел. норма раб. часов. Суммированный – осущ-ся при сменной работе (недел., месячный, квартал., годовой), вводится наним-лем по согласованию с профсоюзом; осущ-ся на непрерывно дейст-щих организациях, там, где невозможно или нецелесообразно устан-ние ежедн., еженед., прод-ти РВ. Ст. 126. Установление и опред-ие учетного периода должно четко фиксироваться, не допускаются взаимозачеты, переброски отработанных часов с одного учет. пер-да на другой.
Понятие и виды отдыха.
Время отдыха – календ. п-д, в теч. кот. раб-к в соотв. с законом и правилами внутр. трудов. распорядка, должен быть освобожден от исполнения труд. обяз-тей; — это время, свободное от работы, кот-ым раб-к может распоряжаться по собств. усмотрению. Правовое регулирование вр-ни отдыха вкл-ет 2 аспекта: 1. законод-ное устан-ие ограничения РВ; 2. создание условий для реального и эф-ного исп-ия своб. времени.
Конкрет. порядок опред-ся на лок. уровне.
Виды времени отдыха: 1. перерывы в теч. раб. дня; 2. ежедневный отдых меж. раб. днями (он д.б. не менее 12 ч., его прод-ть 16 часов); 3. гос. праздникик; празд. дни, объявленные нерабочими; 4. еженед. отдых (выходные дни); 5. трудовые отпуска. Соц. отпуска нельзя отнести к вр-ни отдыха.
Трудовые отпуска.
Трудовой отпуск – это освобождение от работы по ТД на опред. период для отдыха с сохранением прежней работы и ЗП. Виды ТО: 1.основной тип-ный отпуск (в соотв. со ст. 155 его прод-ть не менее 21 дня); 2. основной удлиненный отпуск – устан-ся законод-вом для отдел. категорий раб-ков (ст.156); 3. доп. отпуска (ст. 157 – за работу с вред. условиями труда; ст. 158 за ненормир. рабочий день; ст 159 – за продолжит. стаж работы, ст. 160 – поощрит. отпуск).