Приказы по кадрам и основной деятельности, которые образуются в компании

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Приказы по кадрам и основной деятельности, которые образуются в компании». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ с начала 2013 года формы первичных документов по учету кадров утверждаются руководителем организации. Тем самым перестали быть обязательными унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные в 2004 году Государственным комитетом по статистике.

Изменения в порядке оформления фактов хозяйственной деятельности и бухгалтерских операций вызвано необходимостью внедрения у нас основополагающих подходов международных стандартов финансовой отчетности, согласно которым многие факты отражаются в учете в соответствии с профессиональным суждением работников бухгалтерской службы (квалификация фактов хозяйственной жизни, оценка объектов учета и т.п.).

Отказ от унифицированных форм связан с расширением в хозяйственной практике ситуаций, которые не могут быть задокументированы в стандартных рамках типовых форм первичных документов.

Широкое развитие компьютерных технологий определило и необходимость узаконивания электронных документов, которые не могли быть предусмотрены альбомом унифицированных форм первичных документов. В этой связи в законе устанавливается, что первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ч. 5, 6 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Это уравнивает в правах первичные учетные документы на бумажном носителе и электронные с электронной подписью.

В Законе № 402-ФЗ установлена необязательность бумажных копий электронного документа, которые изготавливаются только если законодательством РФ или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе.

Приказ о введении локально-нормативных актов

Очень важный приказ о введении локально-нормативных актов издается в первый день создания компании. Но до сих пор встречаются фирмы, в которых локально-нормативные акты не разработаны.

Тогда алгоритм действий будет таким:
Шаг 1. Приказ о том, что через 2 месяца (а если есть профсоюзная компания, то через 3 месяца) вступят в действие следующие локально-нормативные акты:

• Правила внутреннего трудового распорядка
• Положение о защите персональных данных
• Положение о заработной плате и премировании.

Даже если руководитель решил, что организация продолжит использовать унифицированные формы, утвержденные Постановлением N 1, необходимо издать приказ об утверждении форм первичных учетных документов.

Срок издания приказа законодательно не установлен. Однако следует помнить, что согласно п. 4 Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008), утвержденного Приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н, формы первичных учетных документов утверждаются руководителем совместно с учетной политикой организации. А делается это в конце года. Альбом первичных учетных документов лучше всего оформить приложением к учетной политике. Если первичные учетные документы не были утверждены вместе с учетной политикой либо новая учетная политика на следующий год не утверждалась, то альбом первичных учетных форм можно утвердить путем внесения изменений в действующую учетную политику (в силу п. 10 ПБУ 1/2008).

Приказы по кадрам, входящие в УСПУД

 Код 
 формы 

Номер
формы

 Наименование формы 

0301001

Т-1

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу

0301015

Т-1а

Приказ (распоряжение) о приеме работников на 
работу 

0301004

Т-5

Приказ (распоряжение) о переводе работника на 
другую работу 

0301018

Т-5а

Приказ (распоряжение) о переводе работников на 
другую работу 

0301005

Т-6

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска 
работнику 

0301019

Т-6а

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска 
работникам 

0301006

Т-8

Приказ (распоряжение) о прекращении действия 
трудового договора с работником 

0301021

Т-8а

Приказ (распоряжение) о прекращении действия 
трудового договора с работниками 

0301022

Т-9

Приказ (распоряжение) о направлении работника в 
командировку 

0301023

Т-9а

Приказ (распоряжение) о направлении работников в 
командировку 

0301026

Т-11

Приказ (распоряжение) о поощрении работника 

0301027

Т-11а

Приказ (распоряжение) о поощрении работников 

Однако отметим, что утвержденные Госкомстатом России унифицированные формы приказов, несмотря на их количество, лишь в незначительной степени охватывают документирование многочисленных аспектов движения кадров. Многие важные и часто встречающиеся ситуации, возникающие в процессе документирования трудовых отношений с работниками, не нашли своего отражения в УСПУД.

Приказ — это правовой акт, который может издаваться руководителем предприятия на условиях единоначалия. Главное его назначение состоит в разрешении задач и проблем, стоящих перед предприятием.

Вопросы, которые решаются путем издания соответствующего распоряжения, следующие:

• по деятельности предприятия в целом, требующие правового решения;
• трудовые вопросы, направленные на регулирование взаимоотношений между его сотрудниками и администрацией.

Соответственно, в деятельности предприятия принято различать несколько видов издаваемых приказов:

1. По основной деятельности, направленные на урегулирование функционирования организации в целом.
2. По личному составу, такие как при приеме на работу (ст. 68 ТК РФ), прекращении трудовых отношений (ст. 84.1 ТК РФ). Следует отметить, что распоряжения о назначении руководителей, главных бухгалтеров, первых лиц предприятия будут относиться к документации по основной деятельности.

Унифицированные формы первичных бухгалтерских документов — что это значит?

На протяжении долгих лет, вплоть до 2013 года, в качестве первичных документов для целей бухгалтерского и налогового учета могли использоваться лишь документы, составленные по специально утвержденным формам. Эти формы получили название унифицированных. В свободной форме допускалось составлять только те документы, для которых унифицированной формы не существовало.

Со вступлением в силу закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ экономические субъекты получили право разрабатывать формы документов самостоятельно при условии соблюдения определенных требований к ним.

После этого большинство унифицированных форм первичных документов стали рекомендуемыми, однако остались и обязательные. О них речь пойдет далее.

Изменения в порядке оформления фактов хозяйственной деятельности и бухгалтерских операций вызвано необходимостью внедрения у нас основополагающих подходов международных стандартов финансовой отчетности , согласно которым многие факты отражаются в учете в соответствии с профессиональным суждением работников бухгалтерской службы (квалификация фактов хозяйственной жизни, оценка объектов учета и т.п.).

Отказ от унифицированных форм связан с расширением в хозяйственной практике ситуаций, которые не могут быть задокументированы в стандартных рамках типовых форм первичных документов .

Широкое развитие компьютерных технологий определило и необходимость узаконивания электронных документов, которые не могли быть предусмотрены альбомом унифицированных форм первичных документов . В этой связи в законе устанавливается, что первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ч. 5, 6 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Это уравнивает в правах первичные учетные документы на бумажном носителе и электронные с электронной подписью.

В Законе № 402-ФЗ установлена необязательность бумажных копий электронного документа, которые изготавливаются только если законодательством РФ или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе.

Кадровая документация ушла в «самостоятельное плавание»

В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ с начала 2013 года формы первичных документов по учету кадров утверждаются руководителем организации. Тем самым перестали быть обязательными унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные в 2004 году Государственным комитетом по статистике.

Таким образом, многострадальная кадровая документация вновь сменила «владельца», а по сути ушла в «самостоятельное плавание». Возникает закономерный вопрос, а не приведет ли новое законодательство к столь широкому толкованию, что через некоторое время выяснится — значительная часть граждан вообще не будет оформлена в качестве работников или оформлена в столь своеобразной форме, что ее юридическая сила будет вызывать серьезные сомнения? Вряд ли такие сомнения обоснованы. Ведь мы живем в правовом поле, созданном неким множеством законодательных и подзаконных правовых актов, традициями, корпоративным и личным опытом и т.д. Чтобы всесторонне рассмотреть эту проблему, придется «танцевать от печки».

Формы и виды приказов по личному составу

Видов приказов по личному составу существует множество. Перечислим их укрупненные группы:

• Организационные: о приеме, увольнении, перемещении работников и др.
• Дисциплинарные: о наказании или поощрении.
• Регламентные: о направлении в командировку, разнообразных отпусках.
• Зарплатные: об установлении окладов, надбавок и доплат.
• Стимулирующие: о премиях и иных вознаграждениях.
• Технического характера: отменяющие — при необходимости отменить ранее изданный приказ или его отдельные пункты, изменяющие — вносящие поправки и корректировки в существующие приказы.

Все указанные группы приказов объединяет общий признак — понятие «личный состав». Это вся совокупность работников компании. В результате издания любого приказа по личному составу кто-либо из членов трудового коллектива или все работники компании ощущают на себе тот или иной результат.

Приказы по личному составу призваны решать целый комплекс задач:

• регулирование трудовых взаимоотношений «работник — работодатель»;
• формирование оптимальной структуры и численности личного состава;
• решение вопросов соблюдения гарантий в отношении членов трудового коллектива;
• оперативное влияние на решение вопросов текущей хозяйственной деятельности посредством оптимальной расстановки личного состава;
• укрепление трудовой дисциплины в коллективе;
• иные задачи.

Форму приказа можно разработать самостоятельно, предусмотрев в ней все необходимые реквизиты:

• наименование компании;
• номер приказа;
• дату;
• основание (при необходимости);
• подписи руководителя и работников.

Каждый вид приказа по личному составу преследует свои организационные или оперативные цели. Подробнее об этом в следующих разделах.

Наш словарик

Приказ – правовой акт, принимаемый руководителем организации, действующим единолично, в целях регулирования деятельности организации.

Пожалуй, из всех возможных распорядительных документов организации приказ используется чаще всего. Большинство решений руководителя оформляется именно им.

Приказы делятся на три вида только в одном нормативном документе по делопроизводству – в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016, далее – Перечень 2010). Перечислим виды приказов со сроками хранения (Таблица):

Таблица

Виды приказов со сроками хранения по Перечню 2010

Пренебрегать установленными Перечнем 2010 сроками хранения документов не рекомендуется. В соответствии с решением Высшего арбитражного суда РФ от 21.02.2012 № 14589/11 они являются обязательными для всех организаций.

ПРИКАЗ = РАСПОРЯЖЕНИЕ?

Даже если руководитель решил, что организация продолжит использовать унифицированные формы, утвержденные Постановлением N 1, необходимо издать приказ об утверждении форм первичных учетных документов.

Срок издания приказа законодательно не установлен. Однако следует помнить, что согласно п. 4 Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008), утвержденного Приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н, формы первичных учетных документов утверждаются руководителем совместно с учетной политикой организации. А делается это в конце года. Альбом первичных учетных документов лучше всего оформить приложением к учетной политике. Если первичные учетные документы не были утверждены вместе с учетной политикой либо новая учетная политика на следующий год не утверждалась, то альбом первичных учетных форм можно утвердить путем внесения изменений в действующую учетную политику (в силу п. 10 ПБУ 1/2008).

Как использовать формы кадровых документов в 2018 году

Если организация сделала свой выбор в пользу унифицированных форм кадровых документов, то вся деятельность отдела кадров значительно упрощается: для составления тех или иных актов, приказов нужно использовать готовые бланки.

Обычно унифицированные формы применяют для составления следующих документов:

• «Приказ приема на работу»;
• «Личная карточка работника»;
• «Приказ о переводе на другую работу»;
• «Приказ о предоставлении отпуска»;
• «Распоряжение о направлении работника в командировку»;
• «Приказ о поощрении работника»;
• «Табель учета рабочего времени»;
• «Расчетная ведомость»;
• «Журнал регистрации платежных ведомостей»;
• «Лицевой счет»;
• «Табель расчета оплаты труда».

Также см. «Кадровые документы: что это и какие должны быть в организации».

У каждой формы есть название. Работнику кадровой службы необходимо правильно подбирать тот или иной бланк. После этого ему нужно заполнить его, учитывая персональные данные работника.

При помощи кадровых документов:

• ведут учет;
• распространяют информацию;
• создают отчетность.

После того как унифицированная форма будет принята руководством, всем необходимо соблюдать выдвигаемые нормы и использовать самые современные образцы.

Унифицированные формы кадровых приказов

Внимание

Если приказы по личному составу отделить от остальных довольно легко, то с приказами по административно-хозяйственным вопросам часто возникают трудности. Многие секретари решают проблему кардинально: просто не выделяют эти приказы в отдельное производство и все, что не по личному составу, относят к основной деятельности.

Такой подход, по крайней мере, исключает ошибку и несвоевременное уничтожение приказа по основной деятельности, неверно отнесенного к АХД. Если приказов в организации не много и их решено хранить только 10 лет (потому что организация – не источник комплектования госархива), то указанный способ вполне имеет право на существование.
Судя по списку административно-хозяйственных вопросов, приведенному в разделе 10 Перечня 2010, ситуаций, в которых издается приказ по АХД, множество.

Похожие записи:

• 2.1. Соглашение о разделе общего имущества супругов
• Закон хмао югры о ветеранах труда
• Как изменятся тарифы страховых взносов с 2023 года