Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как сделать реестр в 1C:Бухгалтерия 8.3». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Реестр по форме ТОРГ-31 — это первичный учетный документ. Бумаги по расходным и приходным операциям могут учитываться последовательно, либо для каждой разновидности операций применяется отдельный бланк. В реестре указывают данные о документах и организации, которая их отправила, количество листов, дополнительные сведения.
Ведение реестра документов в «1С» с помощью программы «Скан–Архив»
Учет (адресное хранение в «1С») оригиналов печатных форм документов
Пользователи программы «Скан-Архив» всегда могут найти в базе для каждого документа найти важную для работы информацию: где или у кого находятся его бумажные оригиналы, даже если оригиналы изъяты с постоянного места хранения.
Чтобы отобрать пакет документов, не надо копаться в куче папок, достаточно в программе заполнить реквизиты искомых документов. Если в архиве документов уже нет места для хранения, с помощью организованного учета можно определить, какие реестры оригиналов документов можно уничтожить.
При работе с реестрами и адресным хранением используются следующие объекты подсистемы «СканАрхивПроф»:
Места хранения реестров – справочник для хранения данных о местах хранения реестров оригиналов печатных форм документов.
Справочник является иерархическим с неограниченным количеством уровней вложенности, что позволяет указать любую требуемую систему хранения документов «бумажного» архива (например, город / офис / комната / стеллаж / полка).
Реестры – справочник предназначен для хранения данных о реестрах оригиналов печатных форм документов.
Форма реестра (рис. 1) отображает как реквизиты самого реестра, так и опись включенных в него документов (по состоянию на текущий момент).
Учёт и хранение первичных документов
Процесс приёма и обработки первичных документов разрабатывается в рамках графика документооборота, который служит приложением к учётной политике предприятия. Для каждого вида ПБД определяют порядок:
- приёма и регистрации;
- согласования и отправки на визирование руководителем;
- внесения данных ПБД в бухгалтерский учёт;
- хранения и архивации.
Документооборот первичных документов
Документооборот первичных документов включает в себя следующие этапы:
- оформление первичного документа;
- передача документа в бухгалтерию, где он проверяется и вносится в регистры;
- текущее хранение и последующая передача документа в архив.
Далеко не праздный вопрос – когда должны оформляться первичные документы? Ответ на это есть в статье 9 закона № 402-ФЗ «Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания».
Недопустимо оформлять первичные документы через несколько дней после проведения хозяйственной операции. Все работники, имеющие право оформлять первичку, должны соблюдать график документооборота, в котором можно установить, например, такие сроки сдачи документов в бухгалтерию:
- приходные и расходные кассовые ордера – в день составления;
- документы, связанные с оформлением продаж – не позднее следующего рабочего дня;
- авансовые отчеты – не позднее трех рабочих дней после расходования средств;
- листки нетрудоспособности — не позднее следующего рабочего дня после выхода на работу и т.д.
Что касается документов, подписанных контрагентами, то обязанность передавать их своевременно можно предусмотреть в тексте договора, например, так: «Покупатель обязуется передавать Поставщику оригиналы подписанных товарных накладных, актов и счетов-фактур не позднее двух рабочих дней со дня их подписания».
При передаче подписанной первички в бухгалтерии проверяют форму документа; наличие обязательных реквизитов; законность проведенной хозяйственной операции; арифметические расчеты. Данные проверенных первичных документов вносятся в бухгалтерские регистры.
Текущее хранение первички осуществляется обычно в бухгалтерии, а по окончании года документы группируются по датам, комплектуются в пачки и передаются в архив. Хранить первичные документы надо не менее пяти лет.
Приказ об утверждении регистров бухгалтерского учета
Регистры бухгалтерского учета — перечень и формы их должны быть утверждены соответствующим приказом. Формы регистров бухгалтерского учета разрабатывает главный бухгалтер, а руководитель утверждает их.
Образцы ведения налоговых регистров можно найти в статье «Как вести регистры налогового учета (образец)?».
Такой приказ обязательно будет затребован для ознакомления проверяющим при проведении налоговой проверки. Исходя из перечисленных там регистров, налоговый инспектор затребует распечатки интересующих его форм.
О том, как будет проходить проверка, вы сможете узнать из статьи «Порядок проведения выездной налоговой проверки (нюансы)».
Ведь сегодня почти все компании ведут регистры в виде машинограмм.
А в соответствии с п. 6 ст. 10 закона № 402-ФЗ регистры должны быть оформлены либо на бумажном носителе, либо в электронном варианте и подписаны цифровой подписью. Поэтому регистры придется распечатывать или отправлять в ИФНС в виде подписанного ЭЦП электронного документа.
Зачастую в приказе утверждаются формы регистров для каждого из счетов: карточка счета, оборотно-сальдовая ведомость, анализ счета. Привязку формирования регистров по счетам бухучета целесообразно представить в табличной форме. В таблице потребуется указать Ф.И.О. ответственного за ведение регистра.
Реестр в электронном виде
Для ведения журнала в электронном виде рекомендуется использовать специализированные программы. Популярным решением считается применение утилиты «Юрайт: договоры». С ее помощью удается создать журнал договоров и других бумаг.
Также вести учет можно при помощи предустановленных на компьютере офисных приложений. Составить таблицу можно в Microsoft Excel. Среди преимуществ этой программы выделяют доступность и простоту. Однако при групповой работе часто возникают трудности, появляются ошибки ручного ввода и искажаются данные. На начальном этапе Excel станет отличным решением и позволит обучиться навыкам ведения реестра.
Среди преимуществ электронного формата выделяют:
Для работы требуется приобретать только лицензионные программы.
Во-первых, при использовании лицензии не возникнет никаких проблем с законодательством. Во-вторых, лицензионное ПО обладает более широким функционалом и регулярно обновляется. При обновлениях устраняются недочеты и появляются новые возможности.
Ведение журнала документации — относительно простая процедура, которая позволяет значительно повысить эффективность работы сотрудников в компании. Организации, в которых отсутствует учет бумаг, сталкиваются с большими сложностями при запросах со стороны налоговой и других государственных учреждений, а также при делопроизводстве внутри компании.
Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.
Возможность обмена документами с контрагентами
Любой факт хозяйственной деятельности субъекта регистрируется с помощью первичного учетного документа. Он должен включать обязательные реквизиты (ст. 9 Закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ).
Первичный документ можно зарегистрировать двумя способами:
- в обычном бумажном виде;
- в электронном виде с подписью ЭЦП.
При работе с бумажными первичными документами часто возникают ситуации, когда они поступают несвоевременно или их вообще нет. Также возможны ошибки в оформлении или представление в виде сканированных копий. В этом случае бухгалтер должен найти первичные документы, а при наличии ошибок привести документацию в надлежащий вид. В основном этот момент касается первички, поступающей от контрагентов — поставщиков, покупателей, исполнителей.
Если первичный учетный документ создается в электронном виде в программе 1С, то он полностью соответствует требованиям законодательства. Кроме того, ЭДО с контрагентами имеет такие преимущества:
- сокращение времени на обмен документами;
- отсутствие необходимости вносить информацию в программу вручную;
- снижение ошибок из-за исключения человеческого фактора;
- сокращение времени на обработку документов;
- сокращение времени на подготовку и отправку документации в ИФНС;
- уменьшение затрат на бумажный документооборот (зарплата, расходные материалы, бумага);
- отсутствие необходимости вести бумажный архив;
- возможность ведения электронного архива с периодическим созданием копии;
- возможность контролировать статусы документооборота (ожидается подтверждение, ожидается исправление, ЭДО завершен);
- возможность подписания сразу группы документов с помощью ЭЦП;
- высокая безопасность и конфиденциальность электронного документооборота.
Как подать реестр документов, подтверждающих льготу
Реестр документов подаётся в ответ на требование налоговой о представлении пояснений. Начиная с 23 ноября 2020 года, его можно направлять по ТКС, в электронном виде в формате xml (письмо ФНС России от 12.11.2020 № ЕА-4-15/18589).
Форма реестра рекомендована, но не обязательна. Подать пояснения можно в любом виде, но у электронного реестра по форме есть преимущество — только при его подаче налоговая потребует не все документы по льготе, а только часть. Если пояснения составлять не по форме или подать реестр в бумажном виде, документы придётся представлять в полном объёме.
Инспекция изучит информацию в представленном реестре и истребует документы, подтверждающие обоснованность налоговых льгот (ст. 93 НК РФ). С помощью системы АСК-НДС инспекция оценит уровень налогового риска организации. Именно от него зависит количество истребуемых документов — 5 % при низком уровне и до 40 % при высоком. На подачу документов отводится 10 рабочих дней со дня получения требования.
Есть ещё одно ограничение по списку документов — минимум 50 % от объема запрошенных документов должны подтверждать наиболее крупные суммы операций, по которым применены льготы.
Автоматическое заполнение бланков документов данными из Excel
Как известно, табличный редактор Excel используется для работы с табличными данными, а текстовый редактор Word для работы с текстами. И одно и другое приложение широко используются пользователями для подготовки различного рода документов, таких как договоры, сметы, акты выполненных работ, квитанции, путевые листы, доверенности и так далее.
Кроме того, зачастую различные реестры и базы данных с информацией по клиентам, продавцам, покупателям, поставщикам и подрядным организациям создаются в приложении Excel, а сами данные из этих реестров используются для составления документов и заполнения шаблонов в текстовом редакторе Word.
Далее рассматриваются варианты автоматизации при заполнении документов данными из рабочих книг Excel.
Основные правила оформления акта приема-передачи документов
Унифицированного стандартного образца по заполнению данного документа нет, поэтому предприятия и организации вправе самостоятельно разработать его шаблон или же оформлять документ в свободной форме. Заполнять его можно как в простом письменном виде, так и печатать на компьютере. Оформляется акт приема-передачи документов на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон. При этом каждая копия должна иметь подписи руководителей организаций или уполномоченных на это лиц.
При необходимости документ можно заверить печатью, но это необязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать в своей деятельности печати и штампы.
Также акт должен содержать определенный перечень обязательный сведений. В частности здесь должна быть указана информация о сторонах, между которыми фиксируется факт передачи документов, а также полный список передаваемых документов с их четким наименованием и количеством. Если передаются оригиналы документов – это следует обязательно указать в акте (в случае их утраты, претензии будут предъявлены той стороне, на руках у которой они были на момент востребования), если же копии, то они должны быть заверены передающей стороной.
Также следует учесть, что в случае передачи оригиналов документов, передающая сторона должна обзавестись их копиями.
В случаях особой ценности передаваемых документов, в акт желательно вносить более полные сведения о предприятиях (полные реквизиты с ОГРН, ИНН, КПП и т.д.), а также паспортные данные сотрудников, занятых в процессе передачи. Если же передаются стандартные документы, можно ограничиться более простой формой акта.
Как утверждаются и заполняются регистры?
До 2013-го года, когда в законодательство России были введены правки по части оформления бухгалтерских документов, все предприятия должны были фиксировать информацию на унифицированном бланке. Теперь же допустимо использовать любой подходящий для регистрации документ; нужно лишь в обязательном порядке привести в нем следующие данные:
Утвердить документ в обязательном порядке должен тот человек, кто ответственен за бухучет (как правило, главный бухгалтер): документация должна быть подписана и заверена печатью организации.
Обратите внимание: ранее вносить правки в заполненный унифицированный бланк было запрещено. Теперь же, начиная с 2013-го года, аккуратные исправления в документации стали допустимым явлением.
Учетные регистры в бухучете: что это такое
Учетный регистр — документ, сведения в котором приведены в виде таблицы официально закрепленной формы.
Она составляется таким образом, чтобы все данные о объектах собственности предприятия, его финансах и источниках их возникновения были подробными и полноценными. Такой вид документации требуется для прописания действий в бухучете.
Все сведения поступают из первичной и сводной документации. Такой работой занимается специалист отдела бухгалтерии .
Он проводит учет документации, а также контролирует деятельность предприятия. Итоги ведения деятельности после прописываются в отчете, являющимся результатом работы за определенный отчетный период.
Регистры бухучета регулируются ФЗ №402. В нем закреплены все их разновидности. Стоит отметить, что не каждый из них является обязательным для использования в профессиональной деятельности. При этом есть исключения в виде таких документов, которые необходимо иметь по установлению различных ведомств.
Каждый регистр необходимо согласовывать с руководством организации. Всем разновидности р егистров, которые используются сотрудниками компании, прописываются в учетной политике.
Аналитические регистры бухгалтерского учета – образец
Формы регистров бухгалтерского учета классифицируются на синтетические и аналитические в зависимости от степени обобщения данных. Отражение информации в первом случае производится на счетах синтетического учета общими суммами (пример – главная книга, журналы-ордера, оборотно-сальдовые ведомости). А во втором случае применяются субсчета аналитического учета с приведением подробной аналитики по видам/группам документов (пример – аналитические карточки и ведомости по МПЗ , банковским счетам, контрагентам и пр.).
Важно! Перечень всех применяемых организацией регистров и ответственных за их ведение лиц необходимо закрепить в приложении к учетной политике для подтверждения достоверности информации. При этом образцы регистров бухгалтерского и налогового учета составляет главный бухгалтер компании, а утверждает непосредственно руководитель.
Процедуры, помогающие облегчить оформление акта приема-передачи дел главного бухгалтера
Прием-передача дел главного бухгалтера — трудоемкая процедура, отнимающая время и требующая дополнительных трудозатрат. Чтобы облегчить данный процесс, работодателю понадобится провести предварительные мероприятия, в том числе:
- разработать и утвердить внутрифирменный локальный акт, детально регламентирующий процедуры передачи дел при смене главного бухгалтера;
- в должностной инструкции главного бухгалтера и его трудовом договоре предусмотреть в качестве обязательного элемента проведение мероприятий по передаче дел новому главбуху (или назначенному руководителем лицу);
- организовать структуру бухгалтерии таким образом, чтобы за отдельные учетные области отвечали конкретные специалисты бухгалтерии, — полномочия каждого из них в момент передачи дел при смене главного бухгалтера также можно предусмотреть во внутрифирменном локальном акте, их должностных инструкциях или закрепить за ними учетные участки в отдельном приказе;
- обеспечить регулярное подтверждение достоверности отчетности и соответствие ведения бухучета нормативным требованиям независимыми (аудиторами, налоговыми консультантами, иными экспертами) или внутренними контролерами (ревизорами, внутренними аудиторами и др.);
- другие мероприятия, учитывающие специфику работы компании, масштабы ее деятельности, структурную разветвленность и др.
О нюансах оформления должностных инструкций узнайте из материалов нашего сайта:
- «Должностная инструкция бухгалтера по расчету заработной платы»;
- «Образец заполнения должностной инструкции по профстандарту».