Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила нумерации счетов-фактур в 2020 — 2021 годах». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Стандартные реквизиты счетов-фактур по отгрузке, авансам и корректировке изложены в пунктах 5, 5.1 и 5.2 НК РФ. Порядковый номер также считается реквизитом. Однако в законе нет порядка нумерации. Особенности этой операции прописаны в Постановлении РФ от 26 декабря 2011 года под номером 1137. В частности, отсылка к этому нормативному акту содержится в пункте 8 статьи 169 НК РФ.
Порядок нумерации не редактируется уже много лет. Одни из последних новшеств были внесены в 2014 году: в постановлении был указан разделительный символ, который используется при составлении документации. Данный закон касается следующих структур:
- Обособленных подразделений.
- Доверительных менеджеров.
- Лиц, участвующих в товариществе.
В частности, для разделения нужно использовать знак «/».
Как правильно нумеровать счета-фактуры
Нумерация идет в хронологической последовательности – по ходу создания или выставления документов. Порядок того, как нумерация возобновляется, допускается утвердить самим в учетной политике компании, ориентируясь на объем счетов-фактур, который вы обычно оформляете. Возможно возобновление с начала года, квартала или месяца. Нежелательной является лишь ежедневная нумерация с первого номера (такое разъяснение Министерство финансов дало еще в 2013 году).
В номера включаются цифры, буквы, цифровые индексы. Индексы необходимы для счетов-фактур:
-
обособленных подразделений — пишется через слеш после номера;
-
участников товариществ или доверительных управляющих — через слеш указывается индекс операции по данному договору.
Установить собственный формат нумерации можно по умолчанию в карточке организации.
| Параметр | Описание |
|---|---|
| %d% | число (пример: 08) |
| %m% | месяц (пример: 02) |
| %Y% | год (пример: 2010) |
| %y% | год (пример: 10) |
| %z% | день года (пример: 97, от 1 до 365) |
| %Z% | день года (пример: 097, от 001 до 365) |
| %nd% | порядковый номер документа за день (с мин. кол-вом цифр) |
| %ny% | порядковый номер документа за год — сквозная нумерация (с мин. кол-вом цифр) |
| %ndi% | порядковый номер документа за день (без мин. кол-ва цифр) |
| %nyi% | порядковый номер документа за год — сквозная нумерация (без мин. кол-ва цифр) |
| Дополнительный параметр для единой нумерации Актов и Товарных накладных | |
| %ed% | единый порядковый номер для Актов и Тов.накл. за день (с мин. кол-вом цифр) |
| %ey% | единый порядковый номер для Актов и Тов.накл. за год — сквозная нумерация (с мин. кол-вом цифр) |
| %edi% | единый порядковый номер для Актов и Тов.накл. за день (без мин. кол-ва цифр) |
| %eyi% | единый порядковый номер для Актов и Тов.накл. за год — сквозная нумерация (без мин. кол-ва цифр) |
| Дополнительный параметр нумерации для обычных и авансовых Счетов-фактур | |
| %ed% | единый порядковый номер для обычных и авансовых счетов-фактур за день (с мин. кол-вом цифр) |
| %ey% | единый порядковый номер для обычных и авансовых счетов-фактур за год — сквозная нумерация (с мин. кол-вом цифр) |
| %edi% | единый порядковый номер для обычных и авансовых счетов-фактур за день (без мин. кол-ва цифр) |
| %eyi% | единый порядковый номер для обычных и авансовых счетов-фактур за год — сквозная нумерация (без мин. кол-ва цифр) |
Особенности проставления буквенных значений
Некоторые из предприятий нумеруют документы авансового и корректировочного типа при помощи разных буквенных обозначений и цифр. К примеру, авансовым счетам-фактурам присваивается буква А, корректировочным – В. Данная мера позволяет быстро отыскать нужные документы. Однако рассматриваемый метод использовать не рекомендуется, так как разрешений на это в законе нет.
Существует риск того, что покупатель, обнаружив буквенное обозначение, потребует исправление бумаг. Мотивация лица – предупреждение возникновения проблем при налоговой проверке.
ВНИМАНИЕ! Существует компромиссный метод. Можно присваивать счету-фактуре одновременно и официальный, и вспомогательный номер. Данная мера нарушением считаться не будет. Указывать вспомогательный номер можно не только в бухгалтерской программе, но и в самом документе. Однако дополнительное значение не нужно упоминать в графе «Номер». Оно указывается после всех реквизитов в графе «Справочно». Разрешение на использование дополнительных номеров дано в письмах Минфина.
Лишь одна черта разрешена в порядковом номере счета-фактуры
В иных случаях разбивать номер счета-фактуры нельзя. На практике компании нумеруют счета-фактуры как им удобно, например, ставят после номера месяц или год (23/5 или 23/12).
Чиновники полагают, что это может запутать проверяющих. Ведь будет непонятно, что следует за дробью: номер подразделения или что-то еще.
Якобы это помешает идентифицировать продавца, а значит, покупатель может лишиться вычета. Мы считаем, что вывод Минфина неправомерен. Постановление № 1137 не запрещает в номере счета-фактуры ставить разделительные знаки.
Главное — соблюдать хронологию номеров.
И даже если поставить два номера через черту или дробь, это не помешает налоговикам установить продавца. Между тем наверняка инспекторы будут использовать новые разъяснения Минфина как повод для отказа в вычете.
А значит, по возможности безопаснее отказаться от использования лишних символов в номерах.
Если покупатель уже получил такой документ, то его стоит исправить.
Особенности проставления буквенных значений
Некоторые из предприятий нумеруют документы авансового и корректировочного типа при помощи разных буквенных обозначений и цифр. К примеру, авансовым счетам-фактурам присваивается буква А, корректировочным – В. Данная мера позволяет быстро отыскать нужные документы. Однако рассматриваемый метод использовать не рекомендуется, так как разрешений на это в законе нет.
Существует риск того, что покупатель, обнаружив буквенное обозначение, потребует исправление бумаг. Мотивация лица – предупреждение возникновения проблем при налоговой проверке.
ВНИМАНИЕ! Существует компромиссный метод. Можно присваивать счету-фактуре одновременно и официальный, и вспомогательный номер. Данная мера нарушением считаться не будет. Указывать вспомогательный номер можно не только в бухгалтерской программе, но и в самом документе. Однако дополнительное значение не нужно упоминать в графе «Номер». Оно указывается после всех реквизитов в графе «Справочно». Разрешение на использование дополнительных номеров дано в письмах Минфина.
Разрешено ли раздельно ставить номера на разные счета-фактуры?
Позволительно ли ставить номера в авансовых или корректировочных счетах-фактурах отдельно? Необходимость единой хронологии установлена Постановлением РФ от 26 декабря 2011 года под номером 1137. До этого года такой нормы не существовало, а потому бухгалтеры зачастую проставляли различную нумерацию на счетах-фактурах по отгрузкам и предоплате. Такой порядок считался наиболее простым, однако сейчас он запрещен. В обратном случае могут выявиться нарушения при проверке.
Отдельная нумерация однозначно запрещена также Письмом Минфина России от 16.10.2012 N 03-07-11/427. Если требуется выделить счета-фактуры по авансу, можно воспользоваться буквенным значением. Буквы должны соответствовать единой хронологии, к примеру, это могут быть значения «А», «АВ».
Существуют также отдельные нормы заполнения корректировочных СФ. Они обязательно должны быть указаны в хронологическом порядке.
Номера идут не по порядку: накажут ли продавца
Ошибки случаются у всех, и нарушение нумерации счетов-фактур, увы, не редкость. Наиболее часто встречаются пропуски номеров или несоблюдение хронологии (у более позднего по дате счета-фактуры номер меньше, чем у предыдущих, или наоборот). Задвоение — случай более редкий, т. к. в основном все работают с бухгалтерскими программами и присвоить один номер разным документам попросту не позволяет ПО.
Привести нарушенную нумерацию в хронологический порядок чрезвычайно сложно, поскольку в результате перетасовки счетов-фактур «поползут» номера более поздних документов, которые уже переданы покупателям. Поэтому встает вопрос: а надо ли это делать?
Отвечаем: необязательно, т. к. ответственности за нарушение правил нумерации счетов-фактур для продавца налоговое законодательство не предусматривает. В ст. 120 НК РФ говорится о штрафе за отсутствие счетов-фактур, но применить ее к ситуации с «выпавшими» номерами нельзя. Говорить об отсутствии счетов-фактур можно лишь тогда, когда есть обязанность по их выставлению, но она не выполнена, — пропуск номера сюда не относится. Однако все это не означает, что правило единой хронологии можно игнорировать.
Как ввести правила нумерации счетов-фактур на предприятии?
Таким образом, установление порядка нумерации счетов — исключительно внутреннее дело хозяйствующего субъекта. Правилам нумерации счетов-фактур 2020года, отраженным в постановлении 1137, предприятие вправе и не следовать, если посчитает их недостаточно эффективными для своего документооборота.
Безусловно, в локальных нормативах может быть прописана ответственность отдельных сотрудников за нарушение установленного порядка нумерации первичных документов — в случае, если соблюдение такого порядка входит в должностные обязанности сотрудника. При разработке данного порядка могут быть учтены пожелания контрагентов, в адрес которых счета направляются. Но санкции со стороны ФНС неправомерны.
Локальными нормативами в данном случае могут быть:
- учетная политика;
- должностные инструкции специалистов, работающих со счетами-фактурами.
Допустимо прописывать правила и в трудовых договорах с работниками. Либо прописывать в таких договорах ссылки на соответствующие правила в учетной политике.
Стандартные реквизиты счетов-фактур по отгрузке, авансам и корректировке изложены в пунктах 5, 5.1 и 5.2 НК РФ. Порядковый номер также считается реквизитом. Однако в законе нет порядка нумерации. Особенности этой операции прописаны в Постановлении РФ от 26 декабря 2011 года под номером 1137. В частности, отсылка к этому нормативному акту содержится в пункте 8 статьи 169 НК РФ.
Порядок нумерации не редактируется уже много лет. Одни из последних новшеств были внесены в 2014 году: в постановлении был указан разделительный символ, который используется при составлении документации. Данный закон касается следующих структур:
- Обособленных подразделений.
- Доверительных менеджеров.
- Лиц, участвующих в товариществе.
Ошибка:
Бухгалтер фирмы использовал разделительную черту «/», не имея на то оснований и не зная, как нумеровать счета-фактуры. Руководство компании применило в отношении бухгалтера дисциплинарное взыскание, полагая, что НДС не может быть принят к вычету по причине необоснованного использования разделительного знака при нумерации счета-фактуры.
Комментарий:
Согласно разъяснениям финансового ведомства, необоснованное использование разделительной черты «/» (когда речь не идет об обособленных подразделениях, участниках товарищества и доверительных управляющих) не является основанием для отказа в принятии НДС к вычету.
Ошибка:
На предприятии счета-фактуры и корректировочные счета-фактуры нумеруются по-разному.
Комментарий:
Система нумерации обычных счетов-фактур и корректировочных счетов-фактур должна быть единой – таково требование Правительства РФ.
Чем руководствоваться при нумерации счетов-фактур
Перечень обязательных реквизитов отгрузочного, авансового и корректировочного счетов-фактур содержится в пп. 5, 5.1 и 5.2 ст. 169 НК РФ соответственно. Одним из таких реквизитов является порядковый номер. При этом порядка нумерации счетов-фактур сам Налоговый кодекс не устанавливает и отсылает нас к подзаконному акту — постановлению Правительства РФ (п. 8 ст. 169 НК РФ). Для 2021 года подобным документом является постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.
Однако в части вопросов нумерации счетов-фактур ничего не изменилось. Таким образом, со времени вступления в силу постановления № 1137 принципиальных новшеств по нумерации в его тексте не было. Некоторые уточнения имели место летом 2014 года (постановление Правительства РФ от 30.07.2014 № 735), когда был определен вид разделительного знака, используемого в счетах-фактурах обособленных подразделений, участников товариществ и доверительных управляющих. Таким знаком стала косая черта (дробь, слеш) — «/» (ранее говорилось просто о разделительной черте, но не уточнялось, слеш имеется в виду или тире).
Автонумерация документов
По умолчанию в системе используется сквозной порядок нумерации:
- Договор — %ny%
, порядковый номер за год (мин. длина 6 цифр, изменить можно в настройках базы), примеры: 000001, 002340, 1000001; - Счет — %ny%
, порядковый номер за год (мин. длина 6 цифр, изменить можно в настройках базы), примеры: 000001, 002340, 1000001; - Товарная накладная — %ey%
, единый порядковый номер для Товарных накладных и Актов за год (мин. длина 6 цифр), примеры: 000001, 002340, 1000001; - Акт — %ey%
, единый порядковый номер для Товарных накладных и Актов за год (мин. длина 6 цифр), примеры: 000001, 002340, 1000001; - Счет-фактура — %ey%
, единый порядковый номер для Авансовых и обычных Счетов-фактур за год (мин. длина 6 цифр), примеры: 000001, 002340, 1000001; - Авансовый Счет-фактура — А%ey%
, единый порядковый номер для Авансовых и обычных Счетов-фактур за год (мин. длина 6 цифр), примеры: А000001, А002340, А1000001; - Платежное поручение — %nyi%
(мин. длина 1 цифра), порядковый номер за год, примеры: 1, 2340, 1000001.
Автонумерация документов
По умолчанию в системе используется сквозной порядок нумерации:
- Договор — %ny%
, порядковый номер за год (мин. длина 6 цифр, изменить можно в настройках базы), примеры: 000001, 002340, 1000001; - Счет — %ny%
, порядковый номер за год (мин. длина 6 цифр, изменить можно в настройках базы), примеры: 000001, 002340, 1000001; - Товарная накладная — %ey%
, единый порядковый номер для Товарных накладных и Актов за год (мин. длина 6 цифр), примеры: 000001, 002340, 1000001; - Акт — %ey%
, единый порядковый номер для Товарных накладных и Актов за год (мин. длина 6 цифр), примеры: 000001, 002340, 1000001; - Счет-фактура — %ey%
, единый порядковый номер для Авансовых и обычных Счетов-фактур за год (мин. длина 6 цифр), примеры: 000001, 002340, 1000001; - Авансовый Счет-фактура — А%ey%
, единый порядковый номер для Авансовых и обычных Счетов-фактур за год (мин. длина 6 цифр), примеры: А000001, А002340, А1000001; - Платежное поручение — %nyi%
(мин. длина 1 цифра), порядковый номер за год, примеры: 1, 2340, 1000001.
Особенности проставления буквенных значений
Некоторые из предприятий нумеруют документы авансового и корректировочного типа при помощи разных буквенных обозначений и цифр. К примеру, авансовым счетам-фактурам присваивается буква А, корректировочным – В. Данная мера позволяет быстро отыскать нужные документы. Однако рассматриваемый метод использовать не рекомендуется, так как разрешений на это в законе нет.
Существует риск того, что покупатель, обнаружив буквенное обозначение, потребует исправление бумаг. Мотивация лица – предупреждение возникновения проблем при налоговой проверке.
ВНИМАНИЕ! Существует компромиссный метод. Можно присваивать счету-фактуре одновременно и официальный, и вспомогательный номер. Данная мера нарушением считаться не будет. Указывать вспомогательный номер можно не только в бухгалтерской программе, но и в самом документе. Однако дополнительное значение не нужно упоминать в графе «Номер». Оно указывается после всех реквизитов в графе «Справочно». Разрешение на использование дополнительных номеров дано в письмах Минфина.
Особенность изменения номеров в 1С
Независимо от версии 1С, вы не сможете присвоить элементу справочника или документу уже занятый номер. Имеется ввиду, если этот номер уже занят объектом того же типа, поскольку у разных документов и элементов справочников нумерация своя собственная. Исключением является возможность присвоить занятый номер, но для другой организации в базе, поскольку у разных организаций также своя последовательность номеров.
Если вы хотите изменить номер счёта фактуры, к примеру на 4212, но он уже занят, то сначала вам потребуется освободить этот номер. Для этого нужно сначала сменить номер у того счёта фактуры, который этот номер занимает. Сменить его можно, как обычно, на любой незанятый (например, 99999999).
После этого присваиваем освободившийся номер (4212) нужному вам документу. Что делать с другим перенумерованным документом, смотрите сами. К примеру, можно сменить временный номер 99999999 на тот, что занимал перенумерованный вами счет фактура.