Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Списание задолженности в бухгалтерском и налоговом учете». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Исполнение хозяйственных договоров требует от представителей бизнеса грамотного бухгалтерского учета. Моменты оплаты по сделкам редко совпадают с днями отгрузки товара, завершения работ или оказания услуг. После выставления коммерческого счета компания должна зафиксировать ожидаемую сумму в регистрах. Средства, причитающиеся фирме, отражают в составе дебиторской задолженности.
Если срок исковой давности истек…
Налогоплательщик, имеющий дебиторскую задолженность, может отнести ее к безнадежной задолженности для целей налогообложения прибыли по каждому из перечисленных в п. 2 ст. 266 НК РФ оснований в отдельности. В частности, безнадежными долгами (долгами, нереальными к взысканию) для целей налогообложения прибыли признаются те долги перед налогоплательщиком, по которым истек установленный срок исковой давности.
Порядок исчисления срока исковой давности регулируется подразд. 5 «Сроки. Исковая давность» ГК РФ. По общему правилу срок исковой давности составляет три года со дня, определяемого в соответствии со ст. 200 ГК РФ: течение срока исковой давности начинается со дня, когда лицо узнало или должно было узнать о нарушении своего права и о том, кто является надлежащим ответчиком по иску о защите этого права.
По истечении срока исковой давности, определяемого в соответствии с положениями ГК РФ, задолженность может быть признана безнадежным долгом, который учитывается в составе внереализационных расходов отчетного периода, в котором истекает срок исковой давности (п. 7 ст. 272 НК РФ).
Отметим, что признание задолженности безнадежной по основанию истечения установленного срока исковой давности осуществляется вне зависимости от принятых налогоплательщиком мер принудительного взыскания такой задолженности (Письмо Минфина России от 09.06.2020 № 03-03-06/1/49480).
При этом проверка экономической обоснованности включенных в состав расходов при определении налоговой базы по налогу на прибыль налогоплательщиком расходов или получения необоснованной налоговой выгоды осуществляется налоговыми органами во время мероприятий налогового контроля, порядок проведения которого установлен НК РФ (Письмо Минфина России от 13.01.2020 № 03-03-06/1/569).
Когда долги контрагентов признаются безнадежными
Безнадежная дебиторская задолженность — это сумма, которую организация не может взыскать со своих контрагентов в силу определенных причин. Для целей налогообложения прибыли безнадежными долгами (долгами, нереальными к взысканию) признаются долги, если выполняется хотя бы одно из условий, перечисленных в пункте 2 статьи 266 НК РФ:
1. Истек установленный срок исковой давности. В общем случае этот срок составляет три года (п. 1 ст. 196 ГК РФ). Срок исковой давности начинает течь с момента, когда лицо узнало или должно было узнать о нарушении своего права (ст. 200 ГК РФ). Срок исковой давности прерывается, если должник совершает действия, свидетельствующие о признании долга (ст. 203 ГК РФ). После перерыва срок исковой давности начинает течь заново, но он не может превышать десять лет (п. 2 ст. 196 ГК РФ).
Таким образом, дебиторская задолженность достаточно долго может не признаваться безнадежной.
2. Обязательство должника прекращено вследствие невозможности его исполнения на основании акта государственного органа или ликвидации организации.
3. Имеется постановление судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства, подтверждающее невозможность взыскания долгов. При этом исполнительный документ должен быть возвращен взыскателю по следующим основаниям:
- невозможно установить место нахождения должника, его имущества либо получить сведения о наличии принадлежащих ему денежных средств и иных ценностей;
- у должника отсутствует имущество, на которое может быть обращено взыскание.
Невозможность взыскания долга приставами
Другое основание для списания дебиторской задолженности — невозможность взыскать долг в порядке исполнительного производства. В этом случае Служба судебных приставов выносит акт о завершении взыскания долга в связи с невозможностью его осуществления и возвращает исполнительный лист кредитору. На основании соответствующего акта и исполнительного листа фирма-кредитор вправе списать дебиторку.
Следует иметь в виду, что до истечения срока действия исполнительного листа — то есть в течение 3 лет после его выдачи судом — кредитор может неоднократно инициировать повторное взыскание задолженности, передавая лист в службу судебных приставов, правда, всякий раз не ранее чем через 6 месяцев после его возврата приставами (пп. 4, 5 ст. 46 закона «Об исполнительном производстве» от 02.10.2007 № 229-ФЗ).
Рассмотрев, на основании чего можно списать дебиторскую задолженность, ознакомимся с нюансами документального оформления такого списания.
Документы для списания дебиторской задолженности в налоговом и бухгалтерском учете
В отличие от бухгалтерского учета в котором предприятие может только сформировать резерв сомнительных долгов, а потом использовать его для погашения безнадежной задолженности, в налоговом учете есть более простой способ. Списание безнадежной дебиторской задолженности сразу на убытки.
Но есть и исключения, когда например, предприятие-должник исключено из ЕГРЮЛ по инициативе налоговой службы из-за отсутствия движения на банковских счетах и непредставления отчетов. В этой ситуации списать долг в налоговом учете нельзя. В Минфине утверждают, что в данных обстоятельствах оснований списывать дебиторскую задолженность нет. Придется ждать 3 года для истечения исковой давности.
Итак, для погашения безнадежной дебиторской задолженности предприятие проводит инвентаризацию. Опытные бухгалтера делают это перед сведением баланса в конце года, но согласно методическим указаниям утв. приказом Минфина от 13.06.95 № 49, сделать это можно и в другой период — по итогам любого из кварталов.
Оформляем следующие документы, согласно приказа Минфина №49 и постановления Госкомстата от 18 августа 1998 года №88:
- Форма № ИНВ-22 (Приказ о проведении инвентаризации).
- Форма № ИНВ-17 (акт расчетов с дебиторами);
- Приложение к форме № ИНВ-17 (информация о покупателях: название организации или ФИО физ. лица, сумма долга денежных средств, дата образования долга и прочее).
Обязанность компании — отслеживать течение срока кредиторской задолженности.
Списание долга необходимо проводить в том месяце, в котором этот срок истёк.
Далее бухгалтер должен пересчитать налог на прибыль за весь период после срока исковой давности. Списанный долг включается в доход компании и подаётся в ФНС с уточнённой декларацией.
Провести списание необходимо следующим образом:
- сравнить данные сальдо и баланса в расчётах ведомостей;
- оформить неунифицированный акт, который отражён в нормативных документах организации или использовать форму ИНВ-17;
- сделать бухгалтерскую справку с указанием данных для проводки: реквизиты договора, акт выполненных работ, накладные, срок давности и сумма долга;
- создать приказ на списание просроченного долга.
Списание задолженности
Если должник ввиду неплатёжеспособности или по иным причинам не может погасить долг в указанный срок, он будет списан в судебном порядке. В этом случае в решении суда чётко прописывается невозможность должника исполнить текущие обязательства. Последний на момент прохождения процесса должен находиться на стадии банкротства.
Также стоит отметить, что если размер долга незначителен, то общее собрание учредителей компании может принять решение о несущественности задолженности и отказаться от неё. Для этого подготавливается соответствующее постановление, которое будет приложено к документации, необходимой, чтобы закрыть ООО с дебиторской задолженностью. Формат документа законом не установлен, а основаниями для списания являются положения статьи № 419 ГК.
Можно ли списать задолженность, если компания-должник ликвидирована?
В ст. 419 ГК РФ установлено, что ликвидация юридического лица служит основанием для прекращения его обязательств.
Согласно п. 2 ст. 266 НК РФ безнадежной признается дебиторская задолженность, по которой истек установленный срок исковой давности, а также те долги, по которым обязательство прекращено из-за невозможности его исполнения (на основании акта государственного органа или ликвидации организации).
Таким образом, списать нереальную к взысканию дебиторку не просто можно, но и нужно. Ведь с несуществующей компании взыскивать нечего и в бухотчетности не должно быть актива под эту дебиторку.
А как быть с налоговым учетом? Когда следует принять в уменьшение налоговой базы по прибыли списание задолженности по ликвидированному контрагенту?
Списание дебиторской задолженности ликвидированного предприятия
Списание дебиторской задолженности ликвидированного предприятия происходит на основании выписки из Единого государственного реестра юридических лиц (письмо Минфина России от 25.03.2016 № 3-03-06/1/16721). В этом реестре должна быть запись о ликвидации должника.
Для безопасного списания рекомендуем собрать следующий пакет документов:
Не знаете свои права? Подпишитесь на рассылку Народный СоветникЪ.
Бесплатно, минута на прочтение, 1 раз в неделю.
- Копии первичных документов, на основании которых возникла списываемая дебиторская задолженность.
- Выписка из Единого государственного реестра юридических лиц по компании, которую ликвидировали и задолженность которой мы хотим списать.
- Акт инвентаризации дебиторской задолженности. В этом документе будет указан размер задолженности, ее срок, а также невозможность ее взыскания в связи с ликвидацией должника. К акту необходимо приложить документ, послуживший основанием для списания: решение инвентаризационной комиссии о списании (если такого решения нет в Акте).
- Приказ руководителя организации о списании. Это вызвано тем, что решения, касающиеся деятельности компании, принимает исключительно руководитель.
Датой списания будет дата внесения записи в ЕГРЮЛ о прекращении деятельности компании-должника (п. 1 ст. 272 НК РФ) или дата проведения инвентаризации дебиторской задолженности (постановление Президиума ВАС РФ от 15.06.2010 № 1574/10 по делу № А56-4354/2009).
Часто бывает так, что организация узнает о ликвидации ее дебитора не в том периоде, когда такая ликвидация произошла. В этом случае у организации есть два варианта:
- подать уточненную декларацию по налогу на прибыль — ведь данные расходы относятся к прошлому периоду, а за него компания уже отчиталась (абз. 1 п. 1 ст. 54 НК РФ);
- провести списание текущим периодом, потому что ошибки и искажения при расчете налоговой базы, которые привели к увеличению налога к уплате, можно исправлять текущим периодом (абз. 3 п. 1 ст. 54 НК РФ, письмо Минфина РФ от 07.12.2012 № 03-03-06/2/127).
А вот фирмам на упрощенке включить задолженность в расходы не получится, так как перечень расходов компаний на УСНО является закрытым и такого вида расхода в нем нет (п. 1 ст. 346.16 НК РФ). То же самое касается ЕСХН и ЕНВД.
Кто будет заниматься сбором документов, решать непосредственно вам. Возможно, это будет юридический департамент либо юрист, а может, менеджер, который вел ликвидируемую компанию, а может, специалист финансового отдела или бухгалтерии.
Главное, чтобы все вышеперечисленные документы были переданы в отдел бухгалтерии.
Особенности ликвидации компании в упрощенном порядке
Необходимо отметить, что компания F (юридическое лицо, образованное в результате реорганизации в форме слияния, в том числе с компанией C) была исключена из ЕГРЮЛ как недействующее юридическое лицо.
В силу ст. 21.1 Закона N 129-ФЗ юридическое лицо, которое в течение последних 12 месяцев, предшествующих моменту принятия регистрирующим органом соответствующего решения, не представляло документы отчетности, предусмотренные законодательством РФ о налогах и сборах, и не осуществляло операций хотя бы по одному банковскому счету, признается фактически прекратившим свою деятельность. По данным основаниям компания F была исключена из ЕГРЮЛ.
Подпунктом 2 п. 2 ст. 265 НК РФ к внереализационным расходам приравниваются суммы безнадежных долгов, а в случае, если организация-налогоплательщик приняла решение о создании резерва по сомнительным долгам, — суммы безнадежных долгов, не покрытые за счет средств резерва. При этом безнадежными (нереальными к взысканию) в силу п. 2 ст. 266 НК РФ признаются те долги перед организацией-налогоплательщиком, по которым истек установленный срок исковой давности , а также те долги, по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения, на основании акта государственного органа или ликвидации организации.
По общему правилу срок исковой давности составляет три года (ст. 196 ГК РФ). Начинается он с того момента, когда организация узнала или должна была узнать о нарушении своего права (п. 1 ст. 200 ГК РФ).
К сведению. С 01.01.2013 безнадежными также признаются долги, взыскание которых невозможно в силу постановления судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства, вынесенного в порядке, установленном Законом N 229-ФЗ, в случае возврата взыскателю исполнительного документа по следующим основаниям:
- невозможность установления места нахождения должника, его имущества либо получения сведений о наличии принадлежащих ему денежных средств и иных ценностей, находящихся на счетах, во вкладах или на хранении в банках или других кредитных организациях;
- отсутствие у должника имущества, на которое может быть обращено взыскание, если при этом все принятые судебным приставом-исполнителем допустимые законом меры по отысканию его имущества оказались безрезультатными.
Итак, признание и списание безнадежных долгов возможно:
- при истечении срока исковой давности по таким долгам;
- при прекращении обязательства в соответствии с гражданским законодательством из-за невозможности его исполнения;
- при принятии акта госорганом;
- при ликвидации организации-контрагента.
В силу п. 8 ст. 63 ГК РФ ликвидация юридического лица считается завершенной, а юридическое лицо — прекратившим существование после внесения записи об этом в ЕГРЮЛ. Тем не менее данное событие не всегда считается признаком ликвидации организации.
Списание дебиторской задолженности при ликвидации компании-контрагента в упрощенном порядке
В бухгалтерском учете компании A отражена дебиторская задолженность в размере 25 млн руб. Поскольку официальная позиция контролирующих органов состоит в том, что ликвидация компании-контрагента (F) в упрощенном порядке не является ликвидацией, долг не может быть признан безнадежным и не учитывается для целей налогообложения во внереализационных расходах.
Ввиду рисков споров с налоговым органом, существенности суммы и потери налога на прибыль при непринятии указанной суммы во внереализационные расходы можно рассмотреть вариант, при котором списание дебиторской задолженности производится по истечении срока исковой давности. Данная рекомендация не является оптимальной, поскольку при ликвидации компании-контрагента в упрощенном порядке может служить пресекательным условием по течению срока исковой давности, однако этот вариант минимизирует риски.
Как списать задолженность, если организация ликвидирована, но об этом узнали позже
Как поступить, если организация-кредитор узнала о ликвидации должника не сразу после внесения записи об этом в ЕГРЮЛ, а спустя некоторое время, при этом продолжала учитывать дебиторку от этого должника? В этой ситуации специалисты Минфина советуют следовать правилам исправления искажений, относящихся к прошлым налоговым периодам (п. 1 ст. 54 НК РФ).
Налогоплательщик, допустивший ошибки, которые привели к излишней уплате налога в предыдущем налоговом (отчетном) периоде, имеет право скорректировать налоговую базу за тот период, когда выявлены эти ошибки. Это значит, что не учтенную вовремя (на дату внесения записи о ликвидации должника в ЕГРЮЛ) в налоговых расходах безнадежную дебиторку можно списывать в расходы в периоде ее обнаружения.
Важно! Заявление о зачете или о возврате суммы образовавшегося излишне уплаченного налога можно подать в ФНС в течение трех лет со дня уплаты этой суммы (п. 7 ст. 78 НК РФ).
Как учитывать суммы НДС при списании дебиторской задолженности, см. здесь.
Какую задолженность можно списать
Списать можно не все долги компании, а только те, которые отвечают признакам долга, нереального к взысканию. Понятие безнадежного долга приведено в п. 2 ст. 266 НК РФ. Это долг с истекшим сроком исковой давности, а также долг ликвидированной компании или фирмы, которая исключена из ЕГРЮЛ как недействующая. Кроме того, невозможность получения денег может установить судебный пристав и вынести постановление об окончании исполнительного производства.
Если денежные средства вам должен индивидуальный предприниматель, вы не можете провести процедуру списания дебиторской задолженности только по причине его исключения из ЕГРИП, поскольку ИП отвечает по долгам всем своим имуществом (письмо Минфина России от 16.09.2015 № 03-03-06/53157). Списание безнадежной дебиторской задолженностикоммерсанта можно только после окончания процедуры банкротства, в случае смерти ИП или вынесения судебным органом решения о невозможности взыскания денег вследствие того, что не удалось установить местонахождение предпринимателя. То есть перед тем как списать дебиторскую задолженность следует убедиться, что сложились для этого указанные выше условия.
Если две компании должны друг другу, прежде всего, надо сделать зачет задолженностей, уменьшив размер дебиторки на сумму долга контрагенту. Если компания-партнер всё равно осталась вам должна, эти деньги признаются нереальными к получению, и можно осуществить списание просроченной дебиторской задолженности.
Срок исковой давности прерывается, если (п. 20 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 29.09.2015 № 43):
- должник принял и расписался в акте сверки;
- прислал письмо — признание долга или просьбу предоставить отсрочку;
- заплатил проценты или неустойку;
- фирмы составили дополнительное соглашение к договору, по которому должник признал свое обязательство.
Прервавшийся срок исковой давности компания должна начать считать заново. Однако он не может превышать 10 лет со дня образования долга (п. 1 ст. 181 ГК РФ).
Срок исковой давности приостанавливается по основаниям, предусмотренным ст. 202 ГК РФ, в частности, на период, когда стороны проводят предусмотренную законом процедуру разрешения спора во внесудебном порядке (процедура медиации, посредничество, административная процедура и т. п.). Также срок давности не течет, пока осуществляется судебная защита нарушенного права (ст. 204 ГК РФ). Когда соответствующие обстоятельства заканчиваюся, срок давности продолжает свое течение (а не отсчитывается заново).
Порядок списания дебиторской задолженности
Порядок списания дебиторской задолженности в бухгалтерском учете следующий. На дату признания дебиторской задолженности, нереальной к взысканию, то есть на дату истечения срока исковой давности, делается запись на сумму созданного резерва:
- Дебет 63 «Резервы по сомнительным долгам»
- Кредит 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» (60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами» и др.) — нереальный для взыскания долг списан за счет резерва.
Если созданного резерва недостаточно, оформляются проводки:
- Дебет 91 «Прочие доходы и расходы»
- Кредит 62 (60, 76 и др.) — списан нереальный для взыскания долг;
- Дебет 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов; —учтена нереальная к взысканию задолженность для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника.
Резерв по сомнительным долгам в налоговом учёте
Налогоплательщики имеют право создавать резервы по сомнительным долгам. Это удобно, чтобы расходы на списание долгов были более сбалансированными и предсказуемыми. Особенно для компаний, у которых много контрагентов и часто возникают просрочки.
Чтобы создать резерв, сначала нужно провести инвентаризацию «дебиторки» по состоянию на последнее число налогового или отчётного периода.
Налоговый период для всех плательщиков налога на прибыль — это год. Отчётный период зависит от того, как налогоплательщик считает авансовые платежи:
- Если ежеквартально, то это три, шесть или девять месяцев.
- Если ежемесячно, то один, два, три месяца и т.п. до окончания года.
Долг можно считать сомнительным, только если одновременно выполняются требования ():
- Задолженность возникла в связи с продажей товаров, выполнением работ, оказанием услуг.
- Долг не погашен в установленный законом срок.
- Задолженность не обеспечена залогом, поручительством или банковской гарантией.
Если у самой компании тоже есть долги перед этим же контрагентом, то сомнительной считается сумма «дебиторки» за вычетом встречной задолженности.
Пример. ООО «Бета» не заплатило ООО «Альфа» за продукцию 100 тыс. руб. Но ООО «Альфа» тоже должно ООО «Бета» за приобретенное сырьё 30 тыс. руб. Поэтому для ООО «Альфа» сомнительной будет задолженность ООО «Бета» в сумме 70 тыс. руб.
Сумма, которая войдёт в резерв, зависит от того, на сколько просрочен долг на дату инвентаризации:
- До 45 календарных дней — создавать резерв не нужно.
- От 45 до 90 календарных дней включительно — резерв будет в размере 50% от задолженности.
- Свыше 90 календарных дней — в резерв попадет 100% от задолженности.
Пример. У ООО «Альфа» есть три контрагента с просроченной задолженностью. Расчёт суммы резерва будет выглядеть так:
| Контрагент | Сумма долга, тыс. руб. | Длительность просрочки, дни | Процент резерва | Сумма резерва, тыс. руб. |
|---|---|---|---|---|
| ООО «Гамма» | 350 | 95 | 100% | 350 |
| ООО «Дельта» | 200 | 25 | 0% | |
| ООО «Сигма» | 400 | 53 | 50% | 200 |
| Итого | 950 | х | х | 550 |
При оценке перспектив взыскания «дебиторки» ликвидационная комиссия опирается на положения главы 12 ГК РФ. По общему правилу обратиться в суд с иском о погашении задолженности компания может в течение 3 лет. Специальные сроки установлены отраслевыми законами (ст. 197 ГК РФ).
При оценке задолженности стоит помнить о правилах перерыва и приостановки течения исковой давности. Отсчет периода, отведенного законом на судебную защиту, начинается заново в случае признания дебитором долга (ст. 203 ГК РФ). Перечень действий, подтверждающих этот факт, приведен в постановлении ВС РФ № 43 от 29.09.15. Высшая инстанция включила в список:
- погашение процентов за несвоевременную оплату;
- обращение с просьбой об отсрочке;
- подписание акта взаимных расчетов;
- заключение договора о зачете встречного требования;
- реструктуризацию.
А вот частичная оплата без однозначного признания долга в перечень не вошла. Ссылаться на этот факт в суде нельзя.
Учесть необходимо и правила приостановки срока. Они описаны статьей 202 ГК РФ. Основанием становится действие непреодолимых обстоятельств. К таковым относят военное положение, стихийное бедствие, введение моратория и т. д. Эти периоды не принимают в расчет при определении исковой давности.
Таким образом, списание «дебиторки» становится обязательным этапом при закрытии бизнеса. Нулевой баланс очень важен для ликвидации, а потому комиссии предстоит избавиться от всех имущественных прав. Выбор способа списания зависит от причин прекращения деятельности, позиции учредителей и прочих факторов. Процедура закрытия бизнеса меняться не будет. Ликвидатору придется выполнить условия об извещении налоговых органов, рассчитаться с кредиторами, опубликовать сведения в «Вестнике государственной регистрации».
Как списать дебиторскую задолженность если предприятие ликвидировано
Порядок списания дебиторской задолженности установлен в Налоговом Кодексе РФ. Так, согласно 2 п. 2 ст. 265 НК РФ «к внереализационным расходам приравниваются убытки, полученные налогоплательщиком в отчетном (налоговом) периоде, в частности суммы безнадежных долгов, а если налогоплательщик принял решение о создании резерва по сомнительным долгам — суммы безнадежных долгов, не покрытые за счет средств резерва» .
В соответствии с п. 2 ст. 266 НК РФ долги признаются безнадежными в следующих случаях:
* Если по ним истек срок исковой давности.
* Если они возникли из обязательства, которое прекращено в связи с невозможностью его исполнения.
* Если они возникли из обязательства, прекращенного на основании акта государственного органа
* Если они возникли из обязательства организации, которую впоследствии ликвидировали.
Лишь в этих случаях у фирмы или предприятия появляется возможность списать дебиторскую задолженность на внереализационные расходы.