Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Понятие пересортицы при инвентаризации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Чаще всего возникает эта проблема в момент ревизии склада. Кладовщик просто проводит пересчет товарных позиций и выясняет, что апельсинового сока не хватает ровно на упаковку. Это был бы акт о недостаче, если бы работник не увидел, что вишневого на эту же коробку больше, чем нужно. Именно это и называется пересортом — когда одного вида меньше, а другого похожего товара больше.
Часто проблема в невнимательности персонала, который вел приемку сырья или продукции. Они не контролируют номенклатуру, вкус, цвет или материал, принимая по количеству коробок. Изначально ошибается поставщик — его сотрудники невнимательно смотрят в отгрузочный лист и грузят один сорт вместо другого.
Если в организации принята только коробочная поставка и продажа, то половина упаковки не способна оказаться пересортицей. Только объем тары — коробка, ящик, палет. Если в упаковке должно быть 8 бутылок лимонада, то 3 из них не окажутся пересортом с другой газировкой. Потому что не могло прийти в запечатанной заводской коробке 5 бутылок одного и 3 совсем иного.
Нашли пересортицу — что делаем, когда ее уже признали
Есть несколько последовательных действий, которые нужно выполнить:
-
Определить, кто ответственный за помещения и приемку сырья.
-
Работник пишет объяснительную на имя комиссии по ревизии с объяснением причин, откуда берет начало возникновение плохого учета.
-
В конце бумаги пишется предложение о взаимозачете.
-
Если этого человека признают виновным, ему придется возмещать все неучтенные недостатки в кассу.
-
Если предложение было принято, председатель готовит приказ для бухгалтерии о том, что нужно зачесть пересорт и дальше учитывать новые значения.
-
Сотрудники формируют сличительную ведомость в 2 копиях — одна для них, вторая для МОЛ.
-
Решение оформляется по документу под названием ИНВ-26.
Но стоит помнить о том, что не всегда это возможно. Если не выполняются условия, то придется отдельно списывать появившийся недостаток и зачислять неизвестно откуда взявшийся приход. А потом брать объяснения с персонала.
По документам и программе это будет проходить как:
|
Дебет
|
Кредит
|
Комментарий
|
Как начать предложение |
|
41 субсчет с убытком |
41 субсчет с лишним товаром |
Сумма отличий |
Учитывается недостача |
|
94 |
41 где недостаток |
Стоимость |
Отражается разница в цене |
|
73 |
94 |
Сумма |
Различия переносится на виновных лиц |
|
50 |
53 |
Сумма |
Вся стоимость была возмещена |
Меры предотвращения возникновения пересортицы
Так как это одна из часто встречающихся ошибок учета. Для ее выявления требуется проведение инвентаризации, а предотвратить пересорт можно усилением вниманием ответственных сотрудников. Кроме человеческого фактора виной возникновения пересорта становится и ошибка терминала, допущенная в момент приемки товара.
Как бороться с пересортицей:
- следить за состоянием оборудования, работающего на складе, обновлять его и улучшать;
- отслеживать качество работы персонала, наказывать за ошибки и безответственное отношение к выполнению возложенных обязанностей;
- правильно организовывать операции, связанные с отгрузкой, доставкой, разгрузкой и приемом товара;
- максимально автоматизировать процедуры;
- контролировать приход продукции.
Пересортом называется ситуация, при которой при инвентаризации обнаруживается излишек одного сорта или вида товара и недостаток другого. Пересортица происходит из-за безответственного отношения к выполнению своих обязанностей работниками принимающей стороны, невнимательности поставщиков, а также из-за сбоев в работе оборудования. Исправить пересортицу вполне возможно, если провести подробное описаний ситуации.
Для безболезненного решения проблем и повышения эффективности деятельности компаний предлагается специальное оборудование и программное обеспечение, разработанное для него. Покупка такой продукции освобождает бизнес от длительных проверок расхождений, экономит время и позволяет обойтись без излишних проблем, связанных с налоговыми органами.
Остались вопросы по устранению пересортицы? Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию специалиста
Что такое пересортица в торговле?
Приходится констатировать, что для организаций торговли в настоящий момент не дано четкого определения пересортицы товаров. Отчасти разъяснить данное понятие помогает формулировка пересортицы продуктов питания, приведенная в документе Минздравсоцразвития, в котором рассмотрены отраслевые особенности бюджетного учета в системе здравоохранения . Для продуктов питания пересортица — это одновременная недостача одного сорта и излишек другого сорта продукта одного и того же наименования. Очевидно, что данное утверждение относится не только к товарам продовольственного назначения, но и к другим видам материальных ценностей. Применительно к организациям торговли пересортицу можно рассматривать как появление излишков одного сорта и недостачи другого сорта товаров одного и того же наименования.
Отраслевые особенности бюджетного учета в системе здравоохранения РФ (согласованы с Минфином России 09.06.2007).
Возникает вопрос: что может послужить причинами возникновения пересортицы в организациях оптовой и розничной торговли? Как правило, пересортица возникает при недостаточном контроле отпускаемых со склада товаров, данные о которых расходятся со сведениями о сортах и наименованиях товаров, указанными в первичных документах. Это может произойти вследствие халатного отношения материально ответственных лиц (кладовщиков) к своим обязанностям или при отсутствии четкого порядка приемки и хранения товаров на складе, а также несоблюдении установленного графика документооборота. Пересортица может возникнуть в результате злоупотреблений персонала, о которых мы поговорим в дальнейшем, а сейчас разберем, как выявляется пересортица.
В частности, недостача одних товаров и излишек других одного и того же наименования обнаруживается при проведении инвентаризаций и иных контрольных мероприятий, направленных на проверку фактического наличия товаров на складе торговой организации. Поэтому неспроста Методические указания по инвентаризации являются одним из немногих документов, в которых уделено внимание пересортице товара. Помимо них, о пересортице товаров говорится в Методических указаниях по учету МПЗ . Нормами этих документов мы будем руководствоваться в вопросах бухгалтерского учета и документального оформления пересортицы товаров, возникающей на складах предприятий оптовой торговли и в кладовых розничных продавцов.
Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49.
Методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утв. Приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н.
Документальное оформление пересортицы
Материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии о возникшей пересортице. На разницу в стоимости от пересортицы в сторону недостачи, образовавшейся не по вине материально ответственных лиц, в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения о причинах, по которым такая разница не отнесена на виновных лиц.
Данные о пересортице, выявленной в ходе проведения инвентаризации, фигурируют в трех документах. Это инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-3), сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-19 ), а также ведомость результатов, выявленных инвентаризацией (форма N ИНВ-26 ). В инвентаризационной описи недостача одного из товаров отражается по одной строке описи, а излишек другого товара — по другой строке с указанием количественных и стоимостных характеристик товаров. После этого выявленные расхождения переносятся в сличительные ведомости, а затем и в ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией. Сличительная ведомость, так же как инвентаризационная опись, подписывается каждым из членов инвентаризационной комиссии, при этом правильность записей удостоверяется материально ответственными лицами. Предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия запасов и данных бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителю организации, который и принимает окончательное решение о зачете недостач и излишков, выявленных при инвентаризации.
Постановление Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».
Постановление Госкомстата России от 27.03.2000 N 26 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией».
Предложение о зачете пересортицы при инвентаризации
Следующим шагом будет подготовка предложения о проведении зачета излишков и недостач в результате пересортицы — его еще называют заключением о зачете пересортицы.
Предложение пишется от лица главы инвентаризационной комиссии и представляется на рассмотрение руководителю компании. В тексте необходимо указать информацию об инвентаризации, в результате которой была обнаружена пересортица, наименование и количество товаров, по которым зафиксированы недостача и излишки, их код по Общероссийскому классификатору продукции. В документе также приводится информация из объяснительной записки материально ответственного лица, и если это необходимо, данные из заключения технолога, подтверждающие взаимозаменяемость товаров и идентичность кода ОКП.
Образец предложения (заключения) о зачете пересортицы вы можете скачать на нашем сайте.
Пересортица, что это такое
Обычно проблема пересортицы возникает в процессе ревизии склада. При пересчете товарных позиций кладовщик обнаруживает, что количество одного из наименований товаров меньше на единицу. При обычной ситуации составляется акт о недостаче. Однако если одновременно выясняется, что другого, схожего по большинству признаков, ровно на такое же количество больше, и возникает пересорт.
Зачастую подобное возникает из-за невнимательности сотрудников, занимавшихся приемом продукции или сырья. Работник не отслеживает номенклатуру, не учитывает разницу по внешнему виду, цвету или вкусу, а принимает продукцию только по количеству упаковок. При этом, если поставщик изначально ошибся при отгрузке, его сотрудники в свою очередь, также не отследили разницы между фактически отправляемым товаром и отгрузочным листом, загружается один сорт или вид продукции вместо другого.
Пересортица в организации, отгружающей товар, применяется коробочная поставка, пересортицей может быть только полная единица отгрузки: палет, ящик или коробка. Если упаковка содержит десять единиц продукции, то половина из них не могут быть другого вида. Запечатанная на заводе изготовителе упаковка не может содержать несколько товаров различного наименования.
Когда решение как оформить произошедшую путаницу с ассортиментом принято, директор магазина счел возможным провести взаимозачет, наступает очередь коррекции бухгалтерских документов, записей в учетной программе. Обязательно взаимозачет проводится по сличительной ведомости
ИНВ-19
, заполняющейся в 2 экземплярах, заверяемой у директора магазина. Один экземпляр хранят с бухгалтерскими документами, второй у директора или материально-ответственного лица.
Сличительная ведомость состоит из трех листов, содержит полную информацию о юридическом лице, товарах, по которым обнаружена пересортица. В большом магазине, имеющем штатного бухгалтера, составлением
ИНВ-19
занимается он, а в маленьком эту обязанность придется на себя взять директору.
Если обнаружена путаница у нескольких видов товаров, при этом недостача в штуках больше, чем избыток, нехватку обязан оплатить из своего кармана виновный в пересортице.
Пример: обнаружен избыток 13 бутылок молока «Муму» 2,5% на сумму 750 рублей, нехватка 15 бутылок молока «Муму» 3,2% на сумму 850 рублей. 13 бутылок проводятся взаимозачетом, оплата за 2 бутылки молока 3,2% берется с человека, виновного в пересортице.
На основании сличительной ведомости оформляются бухгалтерские проводки, в том числе взаимозачет. ИНВ-19 служит основанием для списания убытков, постановке на учет в налоговой отчетности.
К примеру, если излишек красных игрушек обнаружен на складе № 3, а недостача зеленых – на складе № 4, то пересортицей товаров это не будет. Соответственно, взаимозачет исключается. Нельзя его провести при недостаче и излишках разных изделий, а не одинаковых, но различного сорта. Указанные условия должны выполняться одновременно. Если одно из них не соблюдено, излишек приходуется отдельно, а недостаток списывается с баланса.
Оно оформляется председателем комиссии на имя руководителя организации. Предложение о зачете целесообразно составлять, если выполнены все условия, приведенные выше. В противном случае оформление этого документа будет лишь потерей времени. В предложении приводятся сведения об инвентаризации, в процессе которой была выявлена пересортица, указываются наименования, коды и количество изделий, недостаток и излишки которых были обнаружены.
Признак скоропорта — это не только про срок годности. Это еще и про частоту поставки. Например, в сети специализорованной розницы мясных магазинчиков скоропортом мы считаем продукцию со сроком годности до 5 дней, а поставки в магазины были ежедневными. У нашего клиента — сети супермаркетов признак скоропорта стоит у продукции со сроком годности до 14 дней, при этом поставки могут быть 2 раза в неделю. А у дистрибьютера кондитирских изделий признак скоропорт стоит на продукцию со сроком годности до 30 дней с поставками раз в неделю. Чем меньше поставок за срок годности товара (чем они реже), тем сложнее управлять запасами — выше риск стокаутов и списаний.
Объяснительная от ответственного лица
Лицами, материально-ответственными за возникновение пересортицы, могут быть признаны следующие сотрудники:
- кладовщик
- бухгалтер по товарам
- продавец-кассир
- заведующий складом
- грузчик
Сотрудник, признанный виновным в возникновении путаницы с товарами, обязан предоставить объяснительную записку. Это предусмотрено 193 статьей Трудового Кодекса России. Объяснение должно быть предоставлено ответственным лицом в течение двух рабочих дней. Документ оформляется в письменной виде на имя председателя инвентаризационной комиссии. Объяснительная относится к разряду кадровых документов. Она пишется в произвольной форме и от руки. Записка может быть составлена на фирменном бланке организации либо на обычном листе бумаги формата А4. Объяснительная должна содержать следующие данные:
- В шапке документа указывается кому предоставляется записка и от кого. При этом пишется не только ФИО, но и должность ответственного лица.
- Название указывается без кавычек и располагается по центру документа.
- В тексте объяснительной следует перечислить товары, по которым выявлена пересортица. Далее поясняется причина возникновения путаницы. Указываются принятые меры по недопущению подобных ситуаций в будущем. Ответственное лицо предлагает произвести взаимозачет выявленных излишек и недостатков товара.
- Ответственное лицо подтверждает достоверность изложенных в объяснительной сведений своей подписью. Также указывается дата составления документа.
Приказ о зачете пересортицы: образец
Если руководитель согласен с предложением комиссии, то он оформляет приказ о зачете пересортицы.
В приказе указывается информация о прошедшей инвентаризации, о том, излишек и недостача какого товара была обнаружена, на какую сумму и в каких количествах, кратко обозначается причина случившегося, а также приводится информация о заключении специалиста-технолога, если оно есть. В соответствии со всем изложенным руководитель приказывает главному бухгалтеру зачесть пересортицу при инвентаризации и руководствоваться условиями взаимного зачета.
Как сделать приказ на пересортицу? Можно ничего не придумывать, а воспользоваться бесплатными формами документов МоегоСклада.
Вы можете приказа о зачете пересортицы, а потом просто заменить данные на свои.
Что это такое и причины появления
Под пересортицей товара понимается избыток одной разновидности продукции и одновременно недостаток другого вида товаров.
Чтобы наблюдалось такое явление, как пересортица, необходимо, чтобы ТМЦ относились к одной и той же категории.
Чтобы было проще понять, приведем простой пример. По данным учета, на складе числится 7 бутылок газированного напитка «Дюшес» и 4 бутылки газировки «Лимонад».
Была проведена инвентаризация остатков, по результатам которой было выявлено фактическое наличие:
- 4 бутылок напитка «Дюшес»;
- 6 бутылок газировки «Лимонад».
При таком раскладе наблюдается пересортица, ведь получилось, что «Дюшеса» недостает, в то время как «Лимонада» переизбыток. При этом оба газированных напитка относятся к одной и той же категории товаров (безалкогольные газированные).
Приведем 6 основных причин, при которых возникает такое явление, как пересортица:
- кладовщик ненадлежащим образом оприходовал продукцию при ее поступлении на склад;
- при передаче ТМЦ со склада в торговый зал были допущены неточности;
- лицо, осуществляющее функции по надзору за складским документооборотом, некачественно исполнило свои должностные обязанности;
- кассир допустил ошибки при продаже товара конечному покупателю;
- маркировка продукции была проведена с нарушениями;
- халатность и безответственность сотрудников компании.
Документальное оформление пересортицы
Материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии о возникшей пересортице. На разницу в стоимости от пересортицы в сторону недостачи, образовавшейся не по вине материально ответственных лиц, в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения о причинах, по которым такая разница не отнесена на виновных лиц. Данные о пересортице, выявленной в ходе проведения инвентаризации, есть в нескольких документах. Это инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-3), сличительная ведомость результатов инвентаризации (форма N ИНВ-19), а также ведомость результатов, выявленных инвентаризацией. В описи недостача одного из товаров отражается по одной строке, а излишек другого товара — по другой строке с указанием количественных и стоимостных характеристик товаров. После этого выявленные расхождения переносятся в сличительные ведомости, а затем и в ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией. Предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия запасов и данных бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителю предприятия, который и принимает окончательное решение о зачете недостач и излишков, выявленных при инвентаризации готовой продукции на складе.
* * *
В статье рассмотрена суть пересортицы, приведены примеры ее возникновения на предприятиях пищевой промышленности.
Официальное регламентирование пересортицы
Во времена Советского Союза понятие «пересортица» употреблялось достаточно широко, являясь общеупотребительным, поэтому современные законодатели не сочли нужным вносить дополнительные коррективы в его регламентирование. Существует всего несколько нормативных актов, затрагивающих это явление.
- Из нормативных документов, касающихся пересортицы, можно выделить Письмо Управления Федеральной Налоговой службы по г. Москва от 17 февраля 2010 г. № 16-15/016379 «Об учете в целях налогообложения прибыли остатков товара организацией, осуществляющей розничную торговлю», в котором дается официально действующее определение пересортицы, и перечисляются ее возможные причины.
- Порядок проведения сверки материальных ценностей, в результате которого, в частности, может быть выявлена пересортица, действует с 13 июля 1995 года – именно тогда вступил в действие Приказ Министерства финансов РФ № 49, введший в силу «Методические указания по инвентаризации».
- Бухгалтерское отражение пересорта товаров производится согласно п.28 Положения о бухучете, которое было утверждено Приказом Министерства финансов РФ от 29 июля 1998 № 34н.