Оформление первичных бухгалтерских документов: требования и правила

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оформление первичных бухгалтерских документов: требования и правила». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.


Правила подписания налоговых деклараций и расчетов установлены в статье 80 Налогового кодекса. Они гласят, что указанные документы должны подписываться налогоплательщиком или его представителем. Под налогоплательщиком понимается руководитель компании или индивидуальный предприниматель, то есть то лицо, которое может действовать без доверенности. Подпись именно этого лица и должна проставляться на декларации или расчете. Если документ подписывает, скажем, главный бухгалтер, то необходимо наделить его такими полномочиями доверенностью.

Обратите внимание! О передаче указанных полномочий следует уведомить налоговые органы. Прежде чем представить в ФНС отчет, подписанный уполномоченным лицом, необходимо направить туда копию доверенности. Кроме того, ее реквизиты нужно прописать в соответствующем поле декларации, а также приложить к ней копию доверенности.

Внесение изменений в учетную политику для целей налогового учета

Приказ №

О внесение изменений в учетную политикуООО «Уютный дом»
для целей налогового учета

г.Москва 31 декабря 2015г.

ПРИКАЗЫВАЮ

Внести изменения в учетную политику ООО «Уютный дом» с 01 января 2016 года в связи с изменениями, внесенными в Налоговый кодекс РФ.

Пункты 2.6 и 2.7. изложить в следующей измененной редакции:

  • п. 2.6. Затраты на приобретение спецоснастки, стоимостью не более 100 000 руб., учитываются в составе расходов равномерно по линейному способу – пропорционально сроку полезного использования;
  • п. 2.7. Затраты на приобретение спецодежды, стоимостью не более 100 000 руб., учитываются в составе расходов равномерно по линейному способу – пропорционально сроку полезного использования.

Он касается только тех лиц, которые трудятся в компании и получают право заверения строго внутрикорпоративных бумаг.

После составления указа директор должен заверить подписи работников, указанных в нем, своим автографом. Длительность действия распоряжения определяется в индивидуальном порядке: приказ на право подписи первичных документов может иметь бессрочный характер, а может составляться на конкретный срок, в зависимости от ситуации внутри фирмы.

Несмотря на то, будет ли оформлен распорядительный акт или руководитель отдаст свое предпочтение доверенности, в бланке необходимо указать:

  • персональные данные уполномоченного лица;
  • наименования бумаг, которые оно сможет подписывать;
  • в случае, если оформляется доверенность, следует дополнительно указать срок ее действия.

Доверенность на подписание первичных бухгалтерских документов

Налоговики сняли вычеты по НДС и доначислили налог на прибыль из-за подписи на счет-фактуре. Документ подписал менеджер, у которого не было доверенности на подписание первичных бухгалтерских документов. В статье расскажем, в каких случаях оформляют доверенность на подписание первички, как составить документ и приведем образец для скачивания.

Согласно закону «О бухгалтерском учете», подписывать первичные документы может директор или доверенный сотрудник. Руководитель передает право подписи двумя способами: издает соответствующий приказ либо оформляет доверенность.

Какой способ выбрать зависит от действий и работника, которому руководитель делегирует полномочия. Список доверенных сотрудников руководитель согласовывает с главным бухгалтером.

Если в компании нет главбуха, руководитель единолично принимает решение.

После того как сотрудник подписал доверенность или приказ, на него перекладывается ответственность за оформление первичных бухгалтерских документов. Работник ставит на документе подпись и расшифровку. Это нужно, чтобы его могли идентифицировать при любых проверках.

Законодательством предусмотрены обязательные реквизиты первичных документов, которые должны указываться организацией. Их наличие определяет, учтутся ли документы в итоговой отчетности при вычете сумм из налогооблагаемой базы, принят ли будет факт совершения хозяйственной операции, не будет ли претензий у ФНС в отношении легальности операций.

К обязательным реквизитам первичных документов можно отнести следующие сведения:

  • наименования поставщика, покупателя, грузополучателя и плательщика за перевозку;
  • банковские реквизиты, ИНН, физический и юридический адрес компаний;
  • номер и дата документа;
  • номенклатура, которая была перемещена, куплена или продана при осуществлении операции;
  • единицы измерения, количественное и стоимостное выражение номенклатуры;
  • итоговая сумма по всем позициям в документе;
  • подписи, должности, расшифровки подписей ответственных лиц;
  • марка, номер машины, данные водителя при осуществлении перевозки;
  • количество мест, масса и категория перевозимого груза;
  • основание оформления документа, номер и дата договора, информация о спецификации, сертификатах, экспертизах, если такие проводились.
Читайте также:  Декретные выплаты в 2023 году. Что изменится?

Доверенность на подпись

Право подписи первичных документов можно передать доверенному лицу. Это довольно часто встречающаяся практика в компаниях, где происходит большое количество реализаций и поступлений товаров, а директор занят другими делами, разъездами и прочей деятельностью, касающейся функционирования организации. Для того чтобы поручить подпись первичной документации другому человеку, надо соблюсти ряд правил. Так, работник, осуществляющий заверение документации, должен быть официально устроен в компании с оформлением трудового договора и записью в трудовую книжку. В компании должны храниться все необходимые данные по работнику. Естественно, он должен обладать специальным образованием, понимать смысл и правила оформления документооборота. Последнее и самое важное — на него должна быть оформлена надлежащим образом доверенность.

Доверенность оформляется на конкретного работника с указанием его паспортных данных, места прописки, фактического места жительства и должности в организации. Выписывают ее на определенный срок. Если трудовой договор срочный — на период его действия. Если работник трудится без сроков договора, доверенность выписывают на год.

Законодательством предусмотрены обязательные реквизиты первичных документов, которые должны указываться организацией. Их наличие определяет, учтутся ли документы в итоговой отчетности при вычете сумм из налогооблагаемой базы, принят ли будет факт совершения хозяйственной операции, не будет ли претензий у ФНС в отношении легальности операций.

К обязательным реквизитам первичных документов можно отнести следующие сведения:

  • наименования поставщика, покупателя, грузополучателя и плательщика за перевозку;
  • банковские реквизиты, ИНН, физический и юридический адрес компаний;
  • номер и дата документа;
  • номенклатура, которая была перемещена, куплена или продана при осуществлении операции;
  • единицы измерения, количественное и стоимостное выражение номенклатуры;
  • итоговая сумма по всем позициям в документе;
  • подписи, должности, расшифровки подписей ответственных лиц;
  • марка, номер машины, данные водителя при осуществлении перевозки;
  • количество мест, масса и категория перевозимого груза;
  • основание оформления документа, номер и дата договора, информация о спецификации, сертификатах, экспертизах, если такие проводились.

Подписание денежных документов

Если документ содержит хозоперацию с деньгами, то подписывать его должны 3 лица:

  • руководитель;
  • главный бухгалтер.

К таким документам в том числе относятся документы, содержащие финансовые и кредитные обязательства. Это документы, которыми оформляют:

  • договора кредита или займа;
  • коммерческий, товарный кредит;
  • финансовые вложения компании.

В данном случае заменить главного бухгалтера могут:

  • специалист организации, но которого возложены обязанности по ведению бухгалтерского учета (например, в компании вовсе отсутствует главбух);
  • сотрудник, уполномоченный подписывать документы (при этом на него должна оформляться доверенность на подписание первичных бухгалтерских документов).

Каким образом может быть передано право подписи первичных документов

Передача права подписи первичных учетных документов может быть осуществлена одним из двух способов:

в соответствии с внутренним распорядительным документом (приказом), подписанным руководителем;

на основании доверенности, выданной поручителем — руководителем компании доверенному лицу, которым может быть сотрудник этого предприятия или даже постороннее физическое лицо.

Основное различие этих двух вариантов передачи права подписи первичных документов в том, что приказом или иным локальным нормативным актом такая передача может быть предусмотрена хоть и в отношении конкретных людей, но занимающих определенные должности. То есть, в этом случае, в должностные обязанности человека, который получает данное право, входит подписание документов первичного кадрового или/и бухгалтерского учета.

В том случае, когда оформляется доверенность на право подписи первичных документов, это право передается конкретному физическому лицу, которое может даже не быть сотрудником данной организации.

Обратите внимание: Приказ и доверенность на право подписи первичных учетных документов предприятия регулируются разными отраслями права: приказ — трудовым законодательством, доверенность — гражданским.

Требования к оформлению образца доверенности на право подписи первичных документов

Для совершения и заверения внешних операций, чаще всего, требуется доверенность на право подписи первичных документов. Выписывает ее руководитель, действующий от имени предприятия на основании уставных документов. В данном случае именно он выступает в роли доверителя. Доверенное лицо представляет не организацию, а себя лично. Поэтому в доверенности, как правило, не указывается должность доверенного лица, да и само оно вовсе не обязательно является сотрудником данного предприятия.

В настоящее время в отношении сроков действия доверенности никаких ограничений не существует, указать можно любой. Но обязательным реквизитом без которого такой документ не будет иметь никакой юридической силы, является дата выдачи доверенности на право подписи первичных документов. В том случае, когда срок ее действия не указан, действителен будет этот документ только в течение одного года с того дня, когда выдан.

Читайте также:  Выдача беспроцентного займа сотруднику компании

Обратите внимание: Если доверенность на право подписи первичных документов будет у доверенного лица отозвана, об этом следует предупредить всех контрагентов, с которыми он осуществлял взаимодействие, действуя по доверенности.

Если доверенность на право подписи первичных документов выдана физическому лицу, которое является сотрудником предприятия, это следует отразить в тексте его трудового договора или допсоглашения к этому документу, а также в должностной инструкции. И на допсоглашении, и на должностной инструкции ему нужно будет расписаться с указанием даты ознакомления.

Образец доверенности на право подписи первичных документов представлен ниже.

Зачем и когда наделяют правом подписывать бумаги

Документы визирует не только руководитель, но и другие сотрудники — в пределах своего функционала. Бухгалтеры визируют балансы, счета и акты сверок, экономисты — планы, отчеты и калькуляции, юристы — договоры, спецификации и претензии, кадровики — распоряжения по персоналу, трудовые книжки и служебные записки. Кто и что именно уполномочен визировать, вписывается в образец приказа о предоставлении права подписи или доверенность.
Выделяют право первой и второй подписи. Первая принадлежит руководителю. Чтобы наделить таким правом, используется образец приказа о праве первой подписи. Вторая предоставляется уполномоченному представителю — работнику бюджетной организации. Подобная информация отражается в:

  • приказе;
  • должностной инструкции;
  • положении;
  • доверенности.

Первые три относятся к внутренней документации. Недопустимо оформить их на лицо, не состоящее в трудовых отношениях с организацией. А вот доверенность можно оформить как на штатное лицо, так и на стороннее.

Права работников организации и третьих лиц

Причины делегирования подписи исходят из практики делопроизводства. Руководитель компании, имеющий по умолчанию право подписи, может отсутствовать на рабочем месте в тот момент, когда эта подпись понадобится. Причины могут быть различными:

  • болезнь, отпуск, командировка руководителя;
  • круглосуточный рабочий режим либо работа фирмы без выходных;
  • значительные объемы документооборота.

Возможны несколько вариантов разрешения ситуации:

  1. За руководителя расписывается другой руководитель, такая возможность заранее прописана в уставных документах.
  2. Вместо подписи ставится факсимиле, если такой вариант не идет вразрез с законодательством.
  3. Уполномоченному подписывать документы выдается доверенность, подтверждающая это право.
  4. Издается приказ (распоряжение), где указано лицо (лица), уполномоченные расписываться за других лиц.

Сразу скажем, что право подписи за руководителя в Уставе прописывается достаточно редко, только в случае если второе ответственное лицо гарантированно не уйдет со своего поста в короткий срок. Иначе последует необходимость вносить изменения в Устав.

Редко используется и подпись в виде факсимиле – на большинстве первичных документов она недействительна (счета-фактуры, кадровые, кассовые документы и др.). Факсимиле может использоваться, например, в документообороте по договорам, если в договоре прописана такая возможность, и оформлен он «обычной» подписью; на коммерческих предложениях, обычных счетах, выставленных по расчетам между контрагентами.

Рассмотрим случаи оформления права подписи доверенностью и приказом. Доверенность на право подписывать документы может выдаваться не только работнику организации, но и лицу, не имеющему с ней трудовых, гражданско-правовых отношений. Общие правила выдачи доверенностей на право подписи описывает ГК РФ в ст. 185, 185.1. Таким способом доверить право подписи можно, например, уполномоченному частному лицу, другой фирме (в лице ее руководителя), для заключения договора; главному бухгалтеру для обмена документами с ИФНС. Срок доверенности может быть любым. Он отсчитывается от даты выдачи.

Приказ о передаче полномочий используется, если нужно наделить ими сотрудников фирмы. На необходимости определить круг лиц, наделенных правом подписи, в частности, настаивает Минфин (док-т №ПЗ-10/2012 от 04/12/12 г.).

Приказом можно предоставить право подписи как одному лицу, так и группе лиц; дать его тем сотрудникам, которые раньше такого права не имели, и продлить уже существующие полномочия на новый срок. Приказ чаще всего оформляется сроком на год.

Какая бы форма документа ни применялась, нужно четко указать:

  • персональные данные замещающего лица;
  • перечень документов и ситуаций, при которых данное лицо может подписывать документы.

Образец подписи сотрудника (сотрудников) руководителю необходимо лично заверить. Это делается либо в самом документе, либо в приложении к приказу, если список обширный.

Инструкция: как передать право первой и второй подписи

Такой безусловной компетенцией наделен руководитель компании. Например, в ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» четко указано, у кого есть право подписи в ООО, — у единоличного исполнительного органа (директор, гендиректор и др.).

Руководитель представляет интересы общества, в рамках устава без дополнительных согласований подписывает соглашения и совершает сделки.

Чтобы определить, нужно ли заверять у нотариуса право подписи на договорах за руководителя, требуется установить форму сделки. Договор требует нотариальной формы — сделка совершается у нотариуса.

В остальных случаях, когда нотариальная форма не является обязательной, заверение у нотариуса производится по желанию сторон.

Читайте также:  Пособия для беременных и родителей в 2023 году: полный список новых выплат

Право первой подписи: что это и кому принадлежит

В ходе деятельности даже самой маленькой компании возникает необходимость готовить документы и передавать их в государственные органы, финансовые, коммерческие и иные структуры. Несмотря на то, что более 5 лет назад право первой и второй подписи отменили, чтобы удостоверить подлинность документации и содержащихся в ней распоряжений, все равно необходимо назначать лиц, которые будут ее заверять. Они же будут отвечать перед законом в случае нарушений.

Понятие и разъяснения, что такое право первой подписи, представлены в:

  • Гражданском кодексе РФ;
  • Федеральном законе от 08.02.1998 №14-ФЗ об ООО;
  • Федеральном законе от 06.12.2011 №402-ФЗ о бухучете;
  • Приказе Минфина России от 29.07.1998 №34н;
  • иных нормативных актах.

По общим правилам, право первой подписи принадлежит руководителю (директору) — назначенному или избранному. Никакие приказы или распоряжения собственников организации для передачи ему полномочий не нужны. Но если по каким-то причинам право первой подписи у главного бухгалтера или иного лица, этот момент уже следует оформить документально.

ВАЖНО!

Может ли приказ о назначении на должность главбуха автоматически наделить его правом второй подписи

В недавнем прошлом статус главбуха как одного из первых лиц компании признавался на законодательном уровне. Однозначно толковалось и право второй подписи главбуха.

К примеру, в обозначенных ниже (на сегодня уже утративших силу) нормативных актах о праве подписи главбуха говорилось, что:

  • отсутствие подписи главбуха на денежных и расчетных документах, финансовых и кредитных обязательствах лишало указанные документы своего статуса — закон запрещал принимать их к исполнению (п. 3 ст. 7 закона «О бухучете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ);
  • право второй подписи принадлежало главбуху — такую формулировку содержал п. 7.6 инструкции Банка России от 14.09.2006 № 28-И, посвященной процедуре открытия и закрытия банковских счетов.

Никто не подвергал сомнению статус второй подписи главбуха, если был оформлен приказ о его назначении на должность.

После того как на смену закону № 129-ФЗ и инструкции № 28-И пришла пара обновленных одноименных нормативных документов (закон № 402-ФЗ и инструкция Банка России от 30.05.2014 № 153-И), о законодательно закрепленных полномочиях главбуха в проставлении подписи на документах говорить не приходится по следующим причинам:

  • из текста инструкции № 153-И исчезло упоминание о второй подписи главбуха;
  • в законе № 402-ФЗ отсутствует отдельная, посвященная главбуху, статья и фраза о запрете в приеме к исполнению документов без его подписи.

Таким образом, в настоящее время вторая подпись главбуха на документах фирмы обязательна только в том случае, если право подписи конкретных документов предоставлено отдельным приказом или доверенностью.

Нюансы подписания документов генеральным директором за главбуха

Проблемы могут возникнуть в том случае, если в форме документа предусмотрены одновременно 2 подписи: директора и главбуха (к примеру, счет-фактура, универсально-передаточный документ и др.). Заполнение обеих строк одинаковыми подписями может вызвать дополнительные вопросы у контрагентов или контролирующих органов.

Если директор приказом возложил функции ведения бухучета на себя, каждому задавшему вопрос о правомерности такой формы подписания документа необходимо предъявить данный приказ.

Если выяснится, что в штате фирмы есть главбух и в документе (в строке, предназначенной для его подписи) стоит расшифровка его фамилии, последствия могут быть следующими:

  • контрагенты попросят переделать документ, так как подпись и ее расшифровка не соответствуют друг другу;
  • у контролирующих органов возникнут претензии к документу, составленному с нарушениями, и в некоторых случаях, например при подтверждении вычета по НДС, правомерность такой формы подписания документов придется доказывать в суде. К примеру, в бумажном варианте счета-фактуры подпись главбуха обязательна (п. 6 ст. 169 НК РФ, письмо Минфина России от 27.08.2014 № 03-07-09/42854).

Чтобы избежать недоразумений и не тратить время на доказывание правомерности подписи директора за главбуха, это право можно делегировать иному лицу (не генеральному директору), оформив доверенность или приказ.

Важно учесть! Рекомендация от КонсультантПлюс: Наделить правом подписи счетов-фактур за руководителя и главного бухгалтера организации можно других сотрудников организации или лиц, не состоящих в штате. Для этого нужно … (подробнее смотрите в К+). Пробный доступ к К+ получите бесплатно.

Разнообразную информацию о документах и требованиях к их подписанию см. в размещенных на нашем сайте статьях:

  • «Кто имеет право ставить подписи в УПД?»;
  • «Кто подписывает счет-фактуру (нюансы)?»;
  • «Кто же должен подписывать книгу продаж?».


Похожие записи:

Напишите свой комментарий ...

Для любых предложений по сайту: [email protected]