Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как выбрать фискальный накопитель ИП, ООО.». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Фискальный накопитель — это чип внутри кассы. Он записывает информацию о каждой продаже и передает ее оператору фискальных данных (ОФД). Оператор обрабатывает и передает данные в налоговую — так налоговая узнает, сколько денег прошло через кассу.
1. Выбирайте модель ФН исходя из своей системы налогообложения и особенностей работы:
— Предприниматели на общей системе налогообложения, если торгуют: должны использовать ФН на 13/15 месяцев. Он прослужит 15 месяцев.
— Предприниматели на спецрежимах (УСН, ЕНВД, ПСН) и те, кто оказывает услуги: должны использовать ФН на 36 месяцев. Он прослужит 36 месяцев.
— Предприниматели, которые работают сезонно на спецрежимах: могут использовать ФН на 13/15 месяцев или 36 месяцев. Обе модели прослужат максимально возможный срок.
— Предприниматели, которые работают на спецрежиме и торгуют подакцизными товарами: могут использовать ФН на 13/15 или 36 месяцев. Обе модели прослужат 410 дней (чуть больше 13 месяцев).
— Предприниматели, которые работают автономно (касса не передает данные в ОФД): могут использовать ФН на 13/15 или 36 месяцев. ФН на 13/15 месяцев прослужит 13 месяцев, ФН на 36 месяцев — 560 дней (чуть больше 18 месяцев).
— Предприниматели, которые торгуют подакцизными товарами, но данные в ОФД не передают: могут использовать ФН на 13/15 или 36 месяцев. Обе модели прослужат 410 дней.
2. ФН на 36 месяцев проработает все 36 только в кассах спецрежимников и тех, кто оказывает услуги. Если касса автономная, накопитель прослужит только 18 месяцев.
3. Все модели ФН подходят для всех моделей касс — покупайте любой, который подходит под вашу систему налогообложения и специфику работы.
4. Если передаете в налоговую документы формата ФФД 1.0, до 1 января 2019 года перейдите на ФФД 1.05. Для этого обновите прошивку кассы. Еще по закону нужно заменить ФН на новый, но не спешите это делать: в правительстве обсуждают переход на ФФД без замены накопителя.
5. Если вы покупаете новую кассу, уточните у продавца, входит ли в комплект фискальный накопитель. Если да — какой именно: модель и срок работы.
6. Если вы спецрежимник, но пользуетесь ФН на 13 месяцев, постановите внутри компании, что работаете сезонно — это поможет избежать штрафа за неправильную модель ФН. Спустя 13 месяцев покупайте ФН на 36 месяцев, как требует закон.
На сколько месяцев выбрать фискальный накопитель, если можно использовать любую модель
Модель на 36 мес. может использоваться при любых обстоятельствах. Другой вопрос, что это не всегда выгодно. Такой экземпляр ФН на порядок дороже, чем модель на 15 месяцев. Например, предприниматель работает только один сезон. Тогда большую часть года накопитель бездействует, а срок его службы все равно постепенно истекает. Переплачивать нет смысла.
Другой вариант. При торговле подакцизными товарами накопитель нужен только на 410 дней. Необязательно платить больше, ведь через 13 месяцев его все равно придется заменить.
В каких случаях нужно брать ФН на 36 месяцев для ККТ? В тех, когда работать с другим запрещено законом.
Кому какой ФН на 15 и 36 месяцев ставить — обобщим информацию, представив ее в виде таблицы.
Какой фискальный накопитель выбрать
Выбор ФН зависит от вида деятельности и используемой системы налогообложения.
| Вид деятельности | Общая система налогообложения | Спецрежимы (УСН, ПСН, ЕСХН) | ||
| 15 месяцев | 36 месяцев | 15 месяцев | 36 месяцев | |
| Касса используется в автономном режиме (без подключения к интернету) | 410 дней | Запрещено | 410 дней | 560 дней |
| Работа с подакцизными товарами | 410 дней | Запрещено | 410 дней | 410 дней |
| Платежные агенты | 470 дней | Запрещено | 470 дней | 1 110 дней |
| Сезонные работы | 470 дней | Запрещено | 470 дней | 1 110 дней |
| Совмещение спецрежима с общей системой налогообложения | — | — | 470 дней | 1 110 дней |
| Предоставление услуг | 470 дней | 1 110 дней | Запрещено | 1 110 дней |
| Прочее | 470 дней | Запрещено | Запрещено | 1 110 дней |
Что такое фискальный накопитель и для чего он нужен
Фискальный накопитель — это чип памяти, который записывает данные о каждой продаже и одновременно отправляет их оператору фискальных данных. В свою очередь ОФД выступает промежуточным звеном между кассовым аппаратом и ФНС — он обрабатывает поступающую от вас информацию и передает ее в налоговую инспекцию. Таким образом, посредством фискального накопителя налоговая знает, какая сумма проходит через вашу кассу
В старых моделях ККМ отчетные данные для налоговой записывались на специальную электронную ленту, которую по истечении отчетного периода отвозили на проверку в подразделение ФНС. Сегодня вместо ленты нужно установить фискальный накопитель регистратора. В отличие от ленты, на ФН помимо суммы сохраняется еще информация о товарах. Автоматическая передача сведений в налоговую облегчила жизнь как предпринимателям, так и налоговикам, экономя время и сводя к минимуму человеческий фактор в работе.
Еще одно существенное отличие фискального накопителя от электронной контрольной ленты защищенной (ЭКЛЗ) — это возможность самостоятельной замены. Если сменить ленту мог только представитель центра технического обслуживания ККМ, то чип накопителя кассир может заменить своими силами, экономя средства организации.
С каким сроком службы выбирать фискальный накопитель
Выбор фискального накопителя по критерию срока его службы зависит от применяемой пользователем ККТ системы налогообложения.
Накопитель, приспособленный к работе в течение 36 месяцев, должны применять пользователи, работающие на какой-либо из специальных систем налогообложения — УСН (в любой разновидности — «доходы» или «доходы минус расходы», ЕСХН, ЕНВД, ПСН). При этом, указанным хозяйствующим субъектам необязательно применять накопители с указанным сроком службы, если:
- они осуществляют продажу подакцизных товаров;
- ведут сезонную торговлю;
- совмещают спецрежим и ОСН (тогда, когда это возможно);
- используют онлайн-кассу в режиме, не предусматривающем связи с ОФД.
Остальные хозяйствующие субъекты — то есть, плательщики на ОСН, могут выбрать совершенно любой накопитель — на 13, 15, 18 или 36 месяцев.
Основная причина нежелания многих владельцев бизнеса покупать накопитель на 36 месяцев — его стоимость. Она составляет порядка 11 тыс. рублей. Для сравнения — устройство со сроком службы, составляющим 13 месяцев, обойдется в 7,5 тыс., почти в полтора раза дешевле.
При этом, многие пользователи ККТ, которым законом позволено покупать любой накопитель, считают, что лучше приобрести устройство на 36 месяцев по принципу «дольше проработает» (на первый взгляд логично — лучше отдать 11 тысяч и пользоваться устройством 3 года, чем трижды по 7,5 тысяч за накопитель со сроком службы 13 месяцев). Этот подход не всегда оправдан.
Функции фискального накопителя
Основная функция фискального накопителя – представление и онлайн передача чековых сведений о каждой продаже в удобном и требуемом для ОФД виде.
Долгосрочная энергонезависимая память накопителя и принцип шифрования данных поможет избежать проблем, вызванных перебоями Интернет-соединения. Даже отсутствие сети даже на время в один месяц не усложнит всерьёз отношения владельца кассы и налоговой.
Как было сказано ранее, цель использования микросхемы – шифрование и хранение данных о совершаемых магазином или другой организацией финансовых операциях. Обычно это реализации товаров.
В отличие от старых контрольно-кассовых машин, фискальный накопитель для ККТ значительно упрощает жизнь как предпринимателям, так и проверяющим органам. Дело в том, что информация на оборудовании прошлых поколений фиксировалась на специальной ленте. После нее необходимо было вынимать и отвозить в отделение ФНС для проведения проверки. Современные же ФН осуществляют отправку в автоматическом режиме, что избавляет руководителей от необходимости тратить время. При этом человеческий фактор во взаимодействиях существенно снижается.
Главная функция таких законодательных инициатив – это обеспечение контроля экономической деятельности предприятия. Сотрудники Федеральной налоговой службы могут получать точную информацию о финансовых операциях и сумме налоговых отчислений, которые должны идти с них.
Где приобрести нужный
Главное – обращать внимание на надежность продавца. Не стоит делать этого в случайных местах, стараясь сэкономить. Перед заключением сделки обязательно надо проверить наличие сертификата и реализатора. Чтобы все было по закону, чип должен числиться в базе ФНС. Если его нет, то можно считать, что это — касса без ФН. С точки зрения государства, незарегистрированный накопитель приравнивается к его отсутствию. Возникшая ситуация доставить хозяину фирмы много неприятностей и повлечет за собой штрафы.
Именно поэтому обращаться необходимо только к проверенным продавцам. Например, в компанию «Клеверенс». Организация занимается разработкой и внедрением готовых решений для бизнеса. Также она специализируется на реализации учетного оборудования. На официальном сайте можно ознакомиться с полным каталогом товаров и услуг.
Фирма представлена на рынке уже не первый год, поэтому надежность не вызывает сомнений. К главным преимуществам можно отнести большой ассортимент и качество продукции. Кроме того, штат высококвалифицированных специалистов дает возможность выполнить заказ хорошо и точно в установленный срок.
Срок действия фискального накопителя
Фискальные накопители бывают двух видов — на 15 и 36 месяцев. Некоторые продавцы заявляют так же об ФН на 13 или 18 месяцев. Но это не отдельная модель ФН, а те же накопители на 15 и 36 месяцев, только с урезанными сроками действия. Это объясняется тем, что при использовании с некоторыми СНО, срок работы ФН сокращается до 410 или 560 дней соответственно.
Для разных систем налогообложения подходят разные сроки действия. Поэтому, выбирать фискальный накопитель нужно, исходя из системы налогообложения и того, какими товарами вы торгуете. Если вы покупаете накопитель впервые или вы добавили новые группы товаров в ваш ассортимент, то лучше проконсультироваться со специалистами по выбору ФН. При покупке ФН на нашем сайте, специалисты помогут вам выбрать устройство, подходящее под вашу СНО.
Какие виды ФН существуют и как правильно выбрать?
На сегодняшний день есть два вида фискальных накопителей, отличающихся друг от друга сроком действия: 15 и 36 месяцев. Выбор будет зависеть от того, какой режим налогообложения использует предприниматель и от специфики его деятельности. Фискальный накопитель сроком действия не менее 15 месяцев могут использовать ООО и ИП, если:
-
их деятельность характеризуется сезонностью работ;
-
они продают подакцизные товары;
-
используется ОСНО или с ОСНО совмещен свой режим налогообложения;
-
бизнес ведется в отдаленных от средств связи местностях, т. е. касса работает в автономном режиме.
Возможные проблемы при эксплуатации и их устранение
Если с накопителем будут какие-то проблемы, то кассир увидит на экране код ошибки.
Рассмотрим основные проблемы, которые часто встречаются:
- Ошибка № 212 (неверное состояние ФН). Для решения проблемы стоит зарегистрировать устройство в налоговой.
- Ошибки № 213-216 (ошибка неисправимая, контрольной суммы, окончание срока службы, память архива переполнена). Эти ошибки можно исправить только заменой ФН на новый.
- Ошибка № 232 (слишком большой документ). В таком случае просто разбейте один большой чек на несколько.
- Ошибка № 235 (закончился ресурс хранения). При таком коде ошибки следует подключить онлайн-кассу к интернету для передачи данных.
Главное – если использовать ФН, который выдает ошибку, предприниматель не сможет выдать чек. А это уже грозит серьезным штрафом по линии ФНС.
Как узнать, что пришло время менять фискальный накопитель
Самое простое — запомнить или записать дату регистрации ФН. Но иногда этот срок может гулять. Например, вы начали работать с онлайн-кассой, а услуги ОФД не оплатили. В этом случае ФН, какое-то время, будет работать в автономном режиме.
Если не запомнили дату — ничего страшного. Онлайн-касса сама начнет предупреждать вас о необходимости замены. Первый раз она сделает это за месяц до того, как истечет срок работы ФН. Если не поменять накопитель в срок, он проработает еще 30 дней. Ничего не предпримете — фискальный накопитель заблокируется и касса перестанет работать в установленном режиме. Чеки перестанут отправляться оператору и их не увидит налоговая инспекция. Отправить электронный чек клиенту также не получится. А это карается серьезными штрафными санкциями.
Как выбрать модель фискального накопителя?
На сегодня моделей ФН существует две:
- ФН 1;
- ФН 1.1.
Основное отличие моделей ФН 1 и ФН 1.1 заключается в совместимости с форматами фискальных данных.
ФФД (формат фискальных данных) – это алгоритм отображения информации на чеке. Фискальными данными называется информация о реквизитах продавца, местоположении предприятия и т.д., то есть вся информация, указываемая в чеке.
ФФД является строгой формой, которую обязаны соблюдать все предприниматели. Самовольное изменение ФФД не допускается.
Форматы фискальных данных представлены в двух версиях:
- 1.0;
- 1.05.
В разработке на сегодняшний день находится версия ФФД 1.1.
Основными отличиями между ФФД являются реквизиты и их структура в чеке.
Предприниматели могут использовать в работе обе версии ФФД, однако с января 2019 года версия 1.0 будет исключена из работы.
Вам стоит купить онлайн-кассу, если:
- Вы готовы вложить крупную сумму в покупку и настройку оборудования. Хорошая новость: большие расходы потребуются только на первом этапе, дальше платить придётся меньше.
- Вы точно знаете, какая касса вам нужна. Возможно, вы уже изучили рынок и выбрали подходящую модель.
Вам стоит взять онлайн-кассу в аренду, если:
- Прямо сейчас нет свободного времени или денег на выбор и покупку кассы. С арендой вы можете не тратиться на первую попавшуюся или самую дешёвую кассу, а протестировать несколько моделей и понять, какая всё-таки вам нужна.
- Вы не хотите останавливать бизнес из-за поломки кассы. Без кассы торговать нельзя. Если арендованная касса выйдет из строя, новое устройство вам привезут в течение одного-двух дней.
- Вы хотите посвящать время только бизнесу и не отвлекаться на обслуживание кассы. С арендованным устройством вы можете положиться на производителя: он берёт на себя активацию, регистрацию и ремонт кассы, а со всеми вопросами о работе аппарата поможет техподдержка.
- У вас сезонный бизнес. Нет смысла переплачивать, если касса нужна всего несколько месяцев в году. Аренда поможет решить вопрос с хранением кассы и её переподключением.
- Вы только начинаете бизнес. Если вдруг он не взлетит, вам не придётся жалеть о деньгах, потраченных на покупку кассы.
Стоимость минимального набора оборудования, которое нужно, чтобы работать по закону, сопоставима с годовой абонентской платой за арендованную кассу с полным сервисным обслуживанием. У МТС за те же деньги вы получаете современный и удобный смарт-терминал с сервисным обслуживанием и полной версией товароучётной системы, которая поддерживает маркировку товара, работу с ЕГАИС и ФГИС «Меркурий».
С арендой проще планировать расходы: вы знаете, что каждый месяц нужно платить 2 300 рублей, и больше ни о чём не беспокоитесь. Если касса у вас в собственности, могут быть сюрпризы: когда память фискального накопителя закончилась раньше, чем срок его службы, придётся отдавать 10 000 рублей за новый, снова получать электронную подпись и подключать его, разумеется, тоже за деньги.
Ремонт купленной кассы займёт минимум пару недель — всё это время бизнес будет простаивать. К тому же стоимость ремонта непредсказуема: например, замена экрана может обойтись в 70% цены кассы. С обслуживанием арендованной кассы проблем не будет: если она сломается, её быстро заменят на новую, чтобы бизнес работал без перерывов.
Типы ККТ и их стоимость
Действительно, считается, что онлайн-касса — в принципе дорогое устройство (и именно этим отчасти объясняется стремление многих предпринимателей избежать или хотя бы отложить их установку). Но, как и в большинстве других сегментов цифровой техники, онлайн-кассы могут быть классифицированы на разные группы по стоимости моделей — во многих случаях коррелирующей с типичными для конкретной группы характеристиками устройства (особенно, в части базовых технологических принципов их работы и форм-фактора).
Конечно, такое деление условно (хотя бы в силу невозможности объективно отнести те или иные модели ККТ к определенной группе — как по стоимости, так и по характеристикам). И любые критерии, применимые при классификации онлайн-касс, будут в любом случае не бесспорны.