Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Аренда жилья для сотрудников — налогообложение». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Основания для компенсационных выплат закреплены в статье 169 ТК РФ. В норме говориться, что деньги выплачиваются при условии предварительного согласования с работодателем в случае переезда в другую местность.
Необходимость в изменении места фактического пребывания должно быть напрямую связано с выполнением должностных обязанностей.
Аренда квартиры для работника
Таким вариантом может быть ситуация, когда работодатель самостоятельно арендует квартиру иногороднему сотруднику. Арендные платежи компания имеет право отнести на прочие расходы (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ) или на расходы на оплату труда (п. 25 ст. 255 НК РФ).
Однако чиновники полагают, что списание арендных расходов по служебному жилью в составе прочих расходов невозможно, т.к. порядок учета этих затрат установлен ст. 255 НК РФ (Письмо Минфина от 30.09.2013 г. № 03-03-06/1/40369, Письмо ФНС от 28.02.2018 г. № ГД-4-11/3931@). Соответственно, официальная позиция чиновников такова, что учесть эти затраты можно только в размере не более 20% от начисленной за месяц зарплаты.
Чиновники ориентируются на ст. 131 ТК РФ, на основании которой установлено ограничение — зарплата в натуральной форме должна быть не больше 20% от общего размера зарплаты. Этот момент касается как предоставления жилья работникам, так и компенсации им затрат на проживание. Но есть существенная разница — в первом случае арендный договор заключает сам работодатель и оплачивает аренду, а во втором — договор заключает сотрудник и платит арендные платежи, а работодатель только возмещает расходы.
Данный порядок, по мнению чиновников, должен применяться и тогда, когда речь идет об аренде жилой недвижимости не только для иногородних, но и иностранных сотрудников.
По п. 4 ст. 255 НК РФ стоимость бесплатно предоставленных сотрудникам коммунальных услуг, питания, продуктов, бесплатного жилья или их компенсация включаются в расходы на оплату труда. При этом сторона, приглашающая иностранного работника, должна принять на себя обязательство по обеспечению его жильем (п. 3 Положения, регламентированного Постановлением Правительства от 24.03.2003 г. № 167).
Поэтому чиновники полагают, что на работодателя, пригласившего иностранного сотрудника, возлагается обязанность только по предоставлению, но не по оплате жилья. Соответственно, затраты на аренду жилой недвижимости для иностранцев можно списать в расходы только в размере установленного ограничения — 20% (Письма Минфина от 02.05.2012 г. № 03-03-06/1/216, от 19.03.2013 г. № 03-03-06/1/8392).
Однако такую позицию не разделяют судебные органы и соглашаются с налогоплательщиками. Ситуация спорная, но при судебном разбирательстве работодатель, включающий в расходы всю величину арендных платежей, имеет все шансы отстоять свою позицию. Когда работодатель не горит желанием конфликтовать с ИФНС и разбираться с ней в суде, он может относить на расходы платежи по аренде в пределах установленного ограничения в 20%.
Есть еще один важный момент, касаемый ситуации, когда работодатель самостоятельно арендует жилье для своих сотрудников. В этом случае он должен выполнить обязанность в качестве налогового агента по НДФЛ в отношении арендодателя-физлица, не зарегистрированного как ИП. Арендная плата в данном случае — источник дохода физлица (Письма Минфина от 07.10.2009 г. № 03-04-06-01/259, от 07.09.2012 г. № 03-04-06/8-272).
Другой вариант — сотрудник самостоятельно арендует жилье и оплачивает его, а работодатель только возмещает ему понесенные расходы. В этой ситуации учет расходов производится аналогично первому варианту — учитывать затраты при налогообложении можно в пределах установленного ограничения в размере 20%. Судебная практика по данному вопросу также аналогична, как и при варианте, когда работодатель сам арендует жилье и относит понесенные затраты в расходы при налогообложении.
Начисляется ли на компенсацию НДФЛ и страховые взносы
При признании возмещения арендных платежей частью зарплаты возникает вопрос об обложении их зарплатными налогами.
Контролирующие органы категоричны в вопросе обложения НДФЛ. Как предоставление квартиры, арендуемой самой организацией, так и возмещение затрат на аренду признается доходом сотрудника, полученным в натуральной форме, поэтому компенсация жилья работнику по трудовому договору облагается НДФЛ в полном размере (статья 211 НК):
- при оформлении аренды на организацию и предоставление жилья работнику безвозмездно базой обложения признается размер арендных платежей;
- при оформлении договора аренды на сотрудника базой обложения НДФЛ признается компенсационная выплата.
Выплаты работникам в рамках трудовых отношений подлежат обложению страховыми взносами. Перечень необлагаемых начислений приведен в статье 422 НК. Возмещение работнику стоимости найма жилого помещения в ней не указано, следовательно, она подлежит обложению страховыми взносами. База обложения определяется аналогично базе по НДФЛ.
Чтобы минимизировать риски, связанные с нестыковками в нормативно-правовых актах, предприятию стоит взять оплату съемного жилья на себя. Заключая договор от имени юридического лица, компания получает большую защиту, чем если бы жилое помещение снимал сотрудник как физлицо.
Оформление документов занимает больше времени, но вопрос с налогами решается более прозрачно.
Также юристы рекомендуют уплачивать страховые взносы, несмотря на то, что до сих пор не совсем понятно, обязана ли компания это делать.
По закону работодатель обязан покрывать расходы на обустройство сотрудника только в случае его переезда на новое место для выполнения трудовых обязанностей. Во всех остальных случаях это добровольно, но допустимо. Порядок удержания налогов, страховых взносов, ведения бухгалтерии будет таким же.
Порядок отражения в налоговом учете
В качестве расходов для целей налогообложения прибыли компании признают затраты компании, понесенные в рамках производственной деятельности, направленной на получение дохода при условии, что они являются экономически обоснованными и документально подтверждены. Не подлежат к учету те затраты, которые связаны с лечением, отдыхом, организацией дохода или оплатой товаров личного пользования работника, а также иные аналогичные расходы. Отнести оплату жилья аналогичным расходам нельзя, так как она напрямую имеет отношение у выполнению работником своих трудовых обязанностей. Обосновать это можно тем, что оплата жилья работнику производится не в его личных целях, а для выполнения им своих обязанностей в рамках трудовых отношений. Соответственно, учесть в целях налогообложения такие расходы можно.
Требования законодательства по обеспечению работников жильем
Трудовым кодексом предусмотрена обязанность работодателя по возмещению расходов работника при его переезде на работу в другую местность. Согласно ст. 169 ТК РФ возмещению подлежат расходы:
по переезду работника, членов его семьи и провозу имущества;
по обустройству на новом месте жительства.
Как видите, затраты на аренду жилья среди возмещаемых расходов не указаны. Однако в настоящее время продолжает действовать постановление Совмина СССР от 15.07.81 № 677 «О гарантиях и компенсациях при переезде на работу в другую местность» (далее — Постановление № 677), которое применяется в части, не противоречащей Трудовому кодексу (ст. 423 ТК РФ). В пункте 3 Постановления № 677 сказано, что работникам, которые переехали в связи с переводом их на работу в другую местность, и членам их семей жилое помещение предоставляется на условиях, прописанных в трудовом договоре. Получается, что работодатель в силу требований трудового законодательства обязан обеспечить иногороднего работника жильем.
Кроме того, на законодательном уровне закреплено требование и об обеспечении жильем иностранных работников. В пункте 5 ст. 16 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации» указано, что приглашающая сторона обязана предоставить гарантии жилищного обеспечения иностранного гражданина на период его пребывания в РФ. Такими гарантиями являются гарантийные письма приглашающей стороны о принятии на себя обязательств жилищного обеспечения иностранного гражданина в соответствии с социальной нормой площади жилья, установленной органом государственной власти соответствующего субъекта РФ (подп. «г» п. 3 Положения о предоставлении гарантий материального, медицинского и жилищного обеспечения иностранных граждан и лиц без гражданства на период их пребывания в Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24.03.2003 № 167).
Если считать, что сумма компенсации за аренду жилья сотруднику, является натуральным доходом для работника предприятия, то перечисление страховых взносов в ФСС является обязательной. И компания обязана выплачивать данные средства за сотрудника. Но, если обратить внимание на данный вопрос с другой стороны, то есть сумму компенсации можем не принимать за доход сотрудника, так как не все выплаты работникам предприятия, в рамках трудового договора, являются оплатой их труда.
Сумма возмещения средств сотрудника за аренду жилья, является скорее выплатой социального характера, не зависящей от условий труда и выполнения непосредственно работы сотрудника. Таким образом, отчисления социальных взносов не являются правомерными и не должны перечисляться в ФСС. Данная информация прописана в Трудовом Кодексе РФ, о том, что компенсационные выплаты сотруднику, в рамках трудовых отношений с работодателем, которые связаны с переездом по месту работы, не подлежат обложению страховыми взносами.
Подводя итог всему выше сказанному, можем сделать вывод, что, при найме на работу иногороднего сотрудника, учет для предприятия данной операции достаточно прозрачен. Таким образом предприятие может осуществлять компенсацию стоимости аренды жилья сотруднику в рамках трудового договора, согласно законодательству Российской Федерации.
Аренда жилья для сотрудников: возмещение работнику организацией расходов на аренду жилья
Чтобы подтвердить юридически обоснованность расходов на возмещение аренды жилья сотруднику, у фирмы должны быть:
- копия договора аренды между работником и собственником жилья;
- копии платежных документов по арендной плате за жилье (например, расписок арендодателя о получении денег);
- копия трудового договора с работником, где указана обязанность работодателя возместить сотруднику расходы на жилье.
Как и в предыдущем случае, здесь существует два варианта отражения расходов на возмещение работнику стоимости проживания в арендуемом жилье.
- Работодатель не признает расходы на возмещение оплаты жилья работником компенсацией (как он должен по ТК РФ), а признает эти расходы как «благотворительность» (добровольное пожертвование в пользу работника). На основании п. 29 ст. 270 НК РФ такое возмещение нельзя относить на расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль. В таком случае ежемесячная сумма возмещения облагается НДФЛ, взносы на социальное страхование также начисляются и перечисляются в ФСС и ПФР (167-ФЗ и гл. 34 НК РФ).
- Работодатель признает расходы на возмещение оплаты жилья работником компенсацией, заключение трудового договора с прописанными в нем нормами должно происходить до переезда работника по новому месту работы (ст. 169 ТК РФ). В таком случае расходы на оплату арендованного жилья могут быть учтены в прочих расходах (ст. 264 НК РФ). Компенсационные выплаты не облагаются НДФЛ и не являются основанием для начисления страховых взносов.
Во втором случае могут возникнуть споры с налоговой службе о правомерности применения компенсационных выплат при оплате жилья на долгосрочной перспективе – подъемными такие платежи могут быть, постоянными – по мнению ФНС нет.
Параллельно следует еще рассмотреть применение Письма ФНС России от 22.03.2019 №БС-4-11/5192 « По вопросу об обложении страховыми взносами сумм компенсации расходов по найму жилых помещений, осуществляемых иногородним работникам организацией на основании локального нормативного акта».
В нем, на основании ст. 422 НК РФ обложение страховыми взносами выплат компенсационного характера, в т.ч. оплаты жилья сотрудника, не предусмотрено (но только на основании локальных нормативных актов – политики компании).
Возмещение платы за арендованное жилье работодателем — Юридическая консультация
Согласно п. 1 ст. 41 Налогового кодекса РФ доходом физических лиц является экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая в соответствии с гл. 23 НК РФ.
При определении налоговой базы по налогу на доходы физических лиц (далее — НДФЛ) учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло (п. 1 ст. 210 НК РФ).
Исчисление и уплата налога с дохода работника производится работодателем, который выступает в качестве налогового агента (п. 1-2 ст. 226 НК РФ).
Удержание начисленной суммы налога производится непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ).
Таким образом, исчисление НДФЛ с суммы возмещения работнику расхода по найму жилого помещения производится по формуле: 5500 руб. x 13% = 715 руб. На карту работника должно быть перечислено 4785 руб. (5500 — 715).
Можно ли сдать коммерческую недвижимость в аренду бесплатно?
В то же время следует учитывать, что трудовым законодательством гарантировано возмещение работодателем расходов по найму работником жилого помещения в связи с пребыванием в командировке (ст.
168 Трудового кодекса РФ) или в связи с обустройством на новом месте жительства после переезда на работу в другую местность (ст.
169 ТК РФ) при определенных условиях для разных категорий работников (например, размер возмещения расходов работников государственных органов должен быть установлен нормативным актом Правительства РФ).
Например, пп. «а» п. 1 постановления Правительства РФ от 02.10.
2002 № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений» предусматривает возмещение расхода работников федеральных государственных органов по найму жилого помещения в фактическом размере, который подтверждается документами, но не более 550 руб. в сутки.
Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ сумма такого возмещения не будет подлежать налогообложению НДФЛ, поскольку предусмотрена законодательством и размер ее для соответствующей категории работников установлен конкретным постановлением Правительства РФ.
Если же размер возмещения по найму жилого помещения в отношении конкретной категории работников бюджетной сферы не определен (отсутствует соответствующий Нормативный акт), то сумма такого возмещения будет считаться доходом работника и облагаться НДФЛ по указанным выше правилам.
Сказали спасибо:
Условия и варианты добровольной оплаты проживания работника
Итак, установленная законодательством обязанность предоставить жилье человеку, приглашенному на работу из другой местности, у работодателя отсутствует. Есть здесь только 1 исключение: при приеме на работу иностранца работодатель должен гарантировать обеспечение его жильем (п. 5 ст. 16 закона «О правовом положении…» от 25.07.2002 № 115-ФЗ). Однако выдача подобной гарантии не предполагает возникновения у работодателя обязанности по оплате жилья (письмо ФНС России от 10.01.2017 № БС-4-11/123@).
Решение работодателя о добровольно принимаемых им на себя обязательствах по оплате расходов на проживание закрепляется во внутреннем нормативном документе (коллективном или трудовом договоре).
Видами подобной оплаты могут быть:
- Заселение работника в жилье, арендованное работодателем для этих целей.
- Возмещение работнику расходов на проживание по жилью, арендуемому им самим, которое возможно в 2 вариантах:
- оплата необходимых сумм непосредственно арендодателю;
- выдача сумм, уплачиваемых в качестве арендной платы, работнику.
В любом из этих вариантов работник получает доход. Причем в случае расчетов работодателя непосредственно с арендодателем (т. е. без участия работника) этот доход расценивается как выплаченный работнику в натуральной (неденежной) форме (письма Минфина РФ от 29.12.2016 № 03-04-05/79264, от 14.09.2016 № 03-04-06/53726).
НДФЛ с аренды жилья работнику не удерживают
Позицию Минфина России нельзя назвать бесспорной. Дело в том, что оплата аренды жилья работников из других городов непосредственно связана с выполнением ими своих трудовых обязанностей и имеет компенсационный характер. Следовательно, оплата аренды жилья не должна включаться в налоговую базу по НДФЛ. И арбитражные суды с таким аргументом соглашаются. Например, в одном из постановлений (пост. ФАС ВСО от 11.09.2013 № Ф02-4189/13) был сделан акцент на статью 169 ТК РФ, в которой прописана обязанность работодателя обеспечить возмещение работнику расходов по обустройству на новом месте жительства в случае переезда на работу в другую местность. Суд признал оплату аренды жилья работника обустройством на новом месте жительства (с учетом того, что порядок этих выплат определяется именно в трудовом договоре) и, ссылаясь на норму НК РФ (п. 3 ст. 217 НК РФ), освобождающую от НДФЛ выплаты компенсационного характера, установленные законодательством РФ, принял сторону налогоплательщика.
В другом деле (пост. ФАС УО от 08.06.2012 № Ф09-3304/12) решающим аргументом послужило то, что произведенные обществом выплаты арендодателям жилых помещений связаны с исполнением иногородними сотрудниками своих должностных обязанностей. Иначе говоря, сотрудник не мог бы исполнять свою работу, если бы жил в другом месте. Поэтому оплата аренды жилья работника произведена прежде всего в интересах работодателя.
Это далеко не полный перечень судебных решений, вынесенных в пользу налогоплательщиков. Есть и другие (пост. ФАС ДВО от 25.01.2013 № Ф03-5923/12, ФАС ЗСО от 02.09.2011 № Ф04-4186/11, ФАС МО от 21.03.2011 № Ф05-1300/2011), поэтому, если компания готова судиться, она может не начислять НДФЛ с жилищных расходов.
Налоги при добровольной оплате расходов на проживание работника
Доход, выданный работнику (в т. ч. иностранному) в виде арендной платы, независимо от того, каким образом осуществляется эта оплата (путем передачи денег работодателем непосредственно арендодателю или выплаты соответствующей суммы самому работнику), будет облагаться (письмо Минфина России от 07.04.2017 № 03-04-09/21137):
- налогом на доходы физлиц (п. 1 ст. 210 НК РФ);
- страховыми взносами (п. 1 ст. 420 НК РФ, п. 1 ст. 20.1 закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).
В ситуации, когда договор аренды заключает сам работодатель, ему придется осуществлять удержание НДФЛ и с того дохода, который будет выплачиваться арендодателю-физлицу, не являющемуся ИП (п. 4 ст. 226 НК РФ).
Для целей принятия в базу по налогу на прибыль расходы по оплате жилья могут быть учтены как:
- арендные платежи, если договор на аренду работодатель заключает от своего имени, причем учитывают их в базе по прибыли целиком (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ);
- выплаты социального характера (письмо Минфина России от 14.06.2016 № 03-03-06/1/34531), за счет которых базу по прибыли уменьшить нельзя (п. 29 ст. 270 НК РФ);
- часть платы за труд (письмо Минфина России от 17.07.2015 № 03-08-05/41253), которые в таком качестве возможно полностью учесть в базе по прибыли (пп. 4, 25 ст. 255 НК РФ).
Об особенностях учета расходов по оплате труда в числе снижающих базу по прибыли читайте здесь.
Для последнего варианта в ситуациях, когда работодатель сам рассчитывается с арендодателем (т. е. работник получает доход в натуральной форме), приобретает значение величина доли платы за проживание в общей сумме начисляемой работнику за месяц зарплаты. Превышение этой долей величины 20% приведет к нарушению ограничения, устанавливаемого ст. 131 ТК РФ для выплаты зарплаты в неденежной форме.
Органы уголовно-исполнительной системы, противопожарной и таможенной служб
Постановление Правительства РФ от 09.09.2016 г. №894 устанавливает порядок и размеры компенсации для сотрудников указанных органов, в том числе ФСИН и МЧС. Оно пришло на замену ПП № 852. Главное требование при выплате за арендованное жилое помещение такое же, как и сотрудников полиции — отсутствие в собственности квартиры в районе службы. Документы требуются аналогичные, как и для сотрудников органов внутренних дел.
Согласно указанному нормативному документу установлены следующие предельные суммы компенсаций:
- Москва и Санкт-Петербург – 15 тысяч рублей;
- города и районные центры – 3,6 тысяч рублей;
- иные населенные пункты – 2,7 тысяч рублей.
Указанные суммы увеличиваются в полтора раза в случае, если со служащим проживают члены семьи в количестве более трех.
Члены семей, чей кормилец работал в данных органах и погиб, имеют право на компенсацию за наем (поднаем) жилых помещений. Для них написаны отдельные правила, которые утверждены тем же Постановлением.
Причины отказа в выплате
Не каждый из тех, кто выразил необходимость в получении возмещения за найм жилья, его получают. Судебная практика это подтверждает. Большое количество исков подано по данному вопросу.
В случае если организация, в которой работает сотрудник, располагает квартирой, то он вместе с семьей будут проживать в ней. Если работник отказывается от такой возможности и ищет жилье для найма по своим требованиям, то в компенсации ему может быть отказано.
Веским основанием для отказа является не предоставление необходимых документов, либо их некорректное оформление. Не получить одобрение можно при несоблюдении установленного нормативными документами порядка обращения. Судьи, в свою очередь, обращают особое внимание именно на эти моменты и выносят решение исходя из соответствия действий сторон регламентирующим Постановлениям Правительства.
Когда сотрудник еще состоит на учете на предыдущем месте работы и подает документы для выплаты на новом месте – ему будет отказано.
Невыгодная компенсация
В рамках трудового договора, заключенного с сотрудником, компания вправе воспользоваться другим вариантом. В договоре может быть предусмотрена выплата работникам денежной компенсации за съем жилья. Однако, как показывает практика, этот способ наиболее опасный.
Налоговое ведомство в своем письме от 12 января 2009 г. № ВЕ-22-3/6 полагает, что подобные начисления не являются оплатой за выполнение трудовых функций и направлены на удовлетворение личных потребностей работника в жилье. Таким образом, ссылаясь на пункт 29 статьи 270 НК РФ, специалисты не считают возможным учесть данные расходы в целях налогообложения прибыли.
Не подлежит сомнению
Услуги по предоставлению в пользование жилых помещений в жилищном фонде всех форм собственности не облагаются НДС.Следовательно, оплата за съемное жилье для сотрудников производится без учета НДС.
Жилье за счет работодателя: налоговые последствия для компании
Для того, чтобы организация могла учесть в составе расходов суммы аренды жилья для сотрудника, необходимо выполнение двух условий:
- предоставление жилья сотруднику должно быть предусмотрено трудовым договором;
- сумма арендной платы, как доход в натуральной форме, должна являться составной частью заработной платы сотрудника.
Если организация компенсирует непосредственно сотруднику арендную плату, которую он самостоятельно уплачивает арендодателю за съемное жилье, то согласно официальному мнению, подобные выплаты не являются оплатой за выполнение трудовых функций и, соответственно, на основании п. 29 ст. 270 НК РФ не учитываются в целях налогообложения прибыли. Эта позиция выражена в Письмах ФНС РФ от 12.01.2009 № ВЕ-22-3/6, Минфина РФ от 12.01.2018 № 03-03-06/1/823, от 22.10.2013 № 03-04-06/44206, от 30.09.2013 № 03-03-06/1/40369, от 04.04.2013 № 03-04-06/11060.
Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на курсах повышения квалификации в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».Документы, подтверждающие затраты организации на оплату проживания сотрудника:
- трудовой договор, который предусматривает оплату организацией проживания сотрудника;
- договор аренды жилья;
- платежное поручение на перечисление арендной платы.